Système de gestion des documents et solution d'archivage pour sociétés suisses et organes publiques avec des obligations de transparence élevées

"360 Documents protège les documents les plus importants et leur donne une nouvelle vie"

Respecter les obligations légales de conservation en Suisse.

Vos pièces comptables, dossiers du personnel, données des élèves, dossiers médicaux, justificatifs LBA sont-ils actuellement archivés conformément à la loi (CO, Olico, LTVA, LPD, FMH, OBA-FINMA)?

Réduire les dépendances vis-à-vis les fournisseurs externes.

Regagnez le contrôle de vos données en repatriant des documents dispersés chez des fournisseurs tiers (fiduciaires, prestataires IT) et placez-les sous une gouvernance centrale.

Un seul répertoire - une seule source de vérité.

Obtenez une vue d'ensemble des personnes autorisées à consulter les différents fichiers et évitez les erreurs en donnant à vos utilisateurs accès aux mêmes informations standardisées via un seul portail d'autorisations.

Transformer des données brutes en business intelligence.

Utilisez l'OCR pour intégrer des données brutes dans votre logique opérationnelle. Faites résumer vos PDF et obtenez des réponses strictement basées sur le savoir de la société (et non celui de l'Internet).

Mettre les connaissance de l'entreprise à la portée des équipes.

Mobilisez votre archive au quotidien et gardez ses contenus à portée de main. Réduisez le risque de sanctions liées à l'impossibilité de retrouver des fichiers après plusieurs années.

Pay as you go (PAYG) avec la mémoire dynamique.

Optimisez vos frais de stockage dans le cloud public grâce à la fonctionnalité smart tiering, qui déplace automatiquement les documents rarement utilisés vers une classe moins coûteuse.

Que permet 360 Documents?

360 Documents est un système de gestion électronique documentaire (GED) à haute disponibilité et une solution d'archivage suisse intégrée dans une «suite cloud» avec des fonctionnalités avancées de conservation et de gestion du cycle de vie documentaire pour organisations ayant des obligations élevées en matière de transparence.

360 Documents est conforme au standard ISO 15489 («Gestion des documents d'activité») et à l'Ordonnance suisse sur la tenue et la conservation des livres de comptes («Olico»), entre autres parce que toutes les interactions avec les documents sont enregistrées. L'une des raisons d'utiliser 360 Documents est donc la valeur probante accrue des justificatifs en raison de la manière dont il est possible de démontrer qu'ils ont été gérés.

Une grande importance est accordée au confort d'utilisation: 360 Documents permet aux entreprises et aux organes publiques suisses d'extraire et d'indexer de nombreuses métadonnées lors de la saisie de documents - y compris sur la base de leurs propres critères de classement - et d'appliquer des plans de conservation en fonction de l'activité opérationnelle que le justificatif reflète.

Les durées d'utilité légales suisses pour les principaux types de documents sont déjà préconfigurées dans 360 Documents:

Secteur privé

• Pièces comptables: à conserver pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice de la dernière inscription (ici)
• Dossiers du personnel: à conserver pendant 5 à 10 ans à compter du moment de départ (ici)
• Justificatifs LBA: à conserver pendant 10 ans (en Suisse) à compter de la clôture du compte (ici)
• Transactions LBA: à conserver pendant 10 ans (en Suisse) à compter de l'achèvement de la transaction

Secteur publique

• Dossiers médicaux: à conserver pendant 20 ans à compter de la dernière inscription (ici)
• Dossiers des élèves: à conserver 1 à 50 ans et dans tous les cas jusqu'à l'expiration du délai de recours (ici)
• Dossiers universitaires: à conserver pendant 18 mois à 20 ans à compter la date de l'examen ou de la date d'achèvement du curriculum

Administration publique

• Dossiers d'état civil: à conserver pendant 50 ans
• Dossiers de l'Office des poursuites et de l'Office des communes: à conserver pendant 2 / 10 / 15 / 20 / 30 ans
• Dossiers de procédures tutélaires: à conserver pendant 50 ans
• Dossiers de procédures d'adoption: à conserver pendant 100 ans
• Dossiers d'aide sociale: à conserver pendant 15 ans
• Dossiers du personnel: à conserver pendant 10 ans
• Dossiers de la caisse de pension: 10 ans
• Budgets, comptes annuels et rapport de gestion: à conserver pendant 50 ans
• Comptabilités et inventaires: à conserver pendant 30 ans
• Pièces comptables: à conserver pendant 10 ans
• Documents fiscaux: à conserver pendant 25 ans
• Documents relatifs à la TVA: à conserver pendant 10 ans

Le logiciel multilingue dans le cloud suisse met à la disposition de ses utilisateurs une multitude de mécanismes de recherche avancés, allant de la recherche littérale à la recherche de synonymes, ainsi que le prompting ciblé des LLMs courants en allemand, anglais, français et italien.

Quelles fonctions un logiciel moderne de gestion des dossiers doit-il avoir?

Avec un logiciel d'archivage numérique dans le cloud, une société suisse peut sauvegarder ses dossiers critiques sous forme électronique sans devoir conserver les documents originaux. Nous considérons qu'un software de gestion électronique des documents (GED) puissant et conforme à la loi est pratiquement la condition préalable à tout projet de digitalisation en Suisse.

Au sein des entreprises suisses, presque tous les collaborateurs traitent des documents. Par conséquent, un bon système de gestion documentaire ou de gestion de contenu d'entreprise (ECM) doit répondre aux besoins de divers acteurs:

• Pour la direction, il est important de garder une vue d'ensemble sur toutes les ressources d'information et de gérer aisément les droits d'accès basés sur des rôles (RBAC) à l'aide d'un système d'autorisation intuitif
• Pour le service juridique, il est essentiel que les fichiers PDF archivés soient conformes aux obligations légales de conservation et puissent être utilisés comme preuves dans les tribunaux suisses
• Pour la comptabilité et le controlling, ce qui compte, c'est de pouvoir relier logiquement les pièces justificatives stockées dans les archives à un logiciel de comptabilité courant
• L'auditeur externe apprécie de pouvoir vérifier les documents directement dans le système d'origine, auprès du service qui les a produits, sans avoir à créer un espace de données spécial
• Les personnes travaillant dans les opérations souhaitent pouvoir réintégrer immédiatement les documents archivés dans les processus quotidiens et y accéder en quelques millisecondes
• Et le service informatique cherche des moyens de transférer les données vers des systèmes périphériques via des API, de garantir la protection des documents contre les cyberattaques et, si nécessaire, de migrer sans difficulté vers un autre centre de données
  

360 Documents permet la numérisation transversale des activités opérationnelles

• Être en conformité avec le droit suisse, notamment avec les obligations légales de conservation (ici)
• Numériser d'un seul coup la comptabilité, le controlling ainsi que l'audit: la conservation électronique des livres de comptes (ici) met toutes les pièces justificatives soumises à l'obligation d'archivage à portée de main et le contrôle redouté de la TVA (ici) peut désormais se faire par voie numérique
• Profiter de temps d'accès plus rapides (en millisecondes) par rapport aux archives sur bandes magnétiques et autres supports de stockage locaux et épargner au personnel la gestion informatique qui en découle
• Exploiter des données prétendument obscures («dark data»): il s'agit de données cachées (ici) qu'une entreprise traite dans le cadre de ses activités régulières, mais dont elle n'a pas connaissance
• Mobiliser les données opérationnelles dans toute l'entreprise grâce à une source unique de vérité (Single Source of Truth, SSoT): engager les clients, automatiser les processus opérationnels et améliorer la collaboration tout en évitant les silos d'informations
• Définir et surveiller des contrôles d'accès sophistiqués: accorder l'accès à des documents spécifiques, des data rooms ou des marchés entiers, et donner l'autorisation à des groupes d'intérêt externes tels que les comptables, les auditeurs, les organes de supervision, les autorités de surveillance, les actionnaires ou les fournisseurs de capitaux
• Transformer des données brutes en connaissances stratégiques à l'aide du traitement intelligent des documents (ici) et découvrir de corrélations inattendues

Déclenchement de la période de conservation: Quand commence l'obligation légale d'archivage en Suisse?

En Suisse, la durée de conservation obligatoire commence typiquement à courir à la fin d'une période d'observation (l'année fiscale) ou du dernier acte juridique (liquidation d'une entreprise, fin d'un contrat de mandat, fin d'un contrat de traitement médical, à partir d'une intervention).

Où et comment les documents à archiver doivent-ils être conservés afin d'être considérés comme des actes faisant foi devant un tribunal?

Selon le Code des obligations, les pièces justificatives doivent être conservées en Suisse «sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances» (art. 958f al. 3 CO).

L'ordonnance suisse concernant la tenue et la conservation des livres de comptes ou Olico (ici) est la disposition d'exécution spécifique du CO qui définit les principes d'archivage en Suisse:

• Intégrité (authenticité et infalsifiabilité): «Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente» (art. 3 Olico).
• Documentation: «En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, l’organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure (matériel et logiciels) utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont consignés dans des instructions de travail de manière à ce que les livres et les pièces comptables puissent être compris. Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes - et pour une période équivalente - que les livres qu’elles ont servi à établir» (art. 4 Olico).
• Disponibilité: «Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables» (art. 6 Olico).
• Archives: «Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données» (art. 8 Olico).

Quelle est la fonction du format PDF/A?

PDF/A signifie Portable Document Format (A pour archivable). Contrairement au Tag Image File Format (TIFF), également destiné à l'archivage, le PDF/A jouit d'une grande acceptation dans tous les secteurs. Il est pratiquement le format de fichier prescrit pour la conservation à long terme - en Europe et aux États-Unis. Ainsi, la Cour suprême des États-Unis exige que les dossiers déposés par voie électronique soient au format PDF/A.

La norme ISO 19005 (Gestion des documents) précise: «PDF/A [...] fournit un mécanisme pour représenter les documents électroniques d'une manière qui préserve leur apparence pendant une longue période, indépendamment des outils et des systèmes utilisés pour créer, stocker ou afficher les fichiers» (ici).

En substance, le format PDF/A se caractérise par l'interdiction des fonctions qui ne sont pas adaptées à la conservation permanente (par exemple, les contenus audio et vidéo, des fichiers incorporés, la protection par mot de passe, le cryptage, les liens vers des contenus externes, etc.) En fin de compte, les fichiers d'une archive documentaire suisse durable doivent être autonomes et porter en eux-mêmes toutes les caractéristiques importantes telles que le contenu, les caractères et les couleurs.

Quand faut-il archiver des e-mails?

Dans certains cas, il est nécessaire d'archiver des e-mails à valeur opérationnelle en dehors d'Outlook (MS Exchange), par exemple pour conserver des messages d'anciens collaborateurs, pour regrouper (structurer) la correspondance sur un thème précis ou pour conserver des preuves dans le cadre d'un «disposal hold» ou «blocage juridique». L'archivage des e-mails empêche que la correspondance commerciale soit supprimée, manipulée ou modifiée ultérieurement et qu'elle ne soit pas disponible ou ne puisse pas servir de preuve en cas de litige.

Cependant, un logiciel fiable d'archivage des e-mails n'est pas réservé aux juristes. Il permet également aux autorités publiques de répondre correctement aux demandes de renseignements conformément au principe de transparence (ici).

Archivage des sites web et des publications sur les médias sociaux

En 2017, l'autorité de surveillance financière américaine FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) a publié une circulaire (ici) selon laquelle toute entreprise pratiquant la communication numérique est tenue de conserver des archives. Cela inclut les données de sites web, les messages sur les médias sociaux et autres messages.

360 Documents: Formats de fichiers acceptés

360 Documents est compatible avec plus de 100 types de fichiers, dont les formats de fichiers familiers de MS Office et Apple:

• Formats de fichiers Word et de traitement de texte: .602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, . hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri
• Formats Excel et tableur: .122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx
• Formats Powerpoint et de présentation: .c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi
• Formats d'images et de graphiques: .bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg

360 Documents regroupe automatiquement plus de 2'000 extensions de fichiers en 19 catégories faciles à retenir: PDF, Fichiers image, Fichiers texte, Excel et feuilles de calcul, Présentations, Eléments Outlook & PIM, Fichiers vidéo, Fichiers audio, CAO, ECAD, Bioinformatique, Imagerie médicale, Signaux médicaux, Géodonnés, Code informatique, Bases de données, Sites web, Sécurité, Autres

360 Documents: Connexions

Les intégrations avec des logiciels permettent aux organisations de connecter 360 Documents à d'autres applications:

1. Connexion à MS Outlook (ici) pour archiver des e-mails directement depuis la messagerie
2. Connexion à 360 Multibanking (ici) pour payer des factures avec 360 Documents et consulter les soldes de plus de 50 banques suisses via un seul login et un seul tableau de bord
3. Connexion à 360 Signatures (ici) pour signer des contrats électroniquement avec tous les types de signatures numériques sous SCSE et eIDAS
4. Intégration avec 360 Scanning (ici) pour numériser de vastes archives papier

360 Documents: Frais de licence

Le modèle de prix de 360 Documents dépend du nombre d'utilisateurs et de l'espace de stockage souhaité:

PME

• Jusqu'à 10 postes de travail et un total de 100 GB: CHF 300 par mois
• Jusqu'à 20 postes de travail et un total de 500 GB: CHF 600 par mois
• Jusqu'à 30 postes de travail et un total de 1 TB: CHF 1'200 par mois

ENTREPRISES ET ORGANES PUBLIQUES

• Plus de 30 postes de travail: CHF 700 par an et par utilisateur
• Plus de 1'000 postes de travail: CHF 600 par an et par utilisateur
• Plus de 10'000 postes de travail: CHF 500 par an et par utilisateur
• Plus de 25'000 postes de travail: CHF 400 par an et par utilisateur

360 Documents est exploité, maintenu et développé par 360core SA et mis à la disposition via Internet dans le cadre d'une licence SaaS.

Démarrage rapide

Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner

Technologie OCR: reconnaissance caractères

Indexation le long de votre structure de dossiers

Recherche plein texte avec surlignage des résultats

Opérations

• Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
• Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
• Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
• Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
• Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
• Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
• Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
• Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
• Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
• Archivage de pages web
  

Usabilité

• Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
• Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
• Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
• Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
• Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
• Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
• Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
• Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
• Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
• Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
• Créer et maintenir des classes opérationnelles
  

Compliance

• Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
• Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
• Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
• Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
• Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
• Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
• Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
• Versement des dossiers de valeur durable à un archive
• Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés

Sécurité

• Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
• Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
• Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
• Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
• Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
• Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
• Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
• Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
• Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
• Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
• 3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares

Bibliographie

360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)

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