Délais légaux de conservation des documents et dossiers du personnel en Suisse

Dernière mise à jour: 17 mai 2025

«L'intérêt de l'employeur à conserver les dossiers de ses employés (généralement à des fins de preuve ou pour remplir une obligation légale telle que la remise d'un certificat de travail) est en conflit avec l'obligation légale de conserver les données des collaborateurs uniquement à des fins bien précises et de toujours les traiter avec soin»

Définition et typologie

Par dossier personnel, on entend en Suisse l'ensemble des documents qui concernent un collaborateur depuis son entrée dans l'entreprise jusqu'à la fin de son contrat de travail:

Coordonnées et adresse
Dossier de candidature: pièces d'identité, CV, références, formations, certificats, diplômes, etc.
Résultats d'éventuels tests effectués dans le cadre de la procédure d'embauche
Contrat de travail et ses annexes
Coordonnées bancaires et données d'assurance
Bulletins de salaire et certificat de salaire
Informations sur les heures de travail, les arrêts maladie (certificats médicaux), les absences et les congés
Formations continues et planification de carrière
Informations sur les mesures disciplinaires: avertissements, blâmes, sanctions
Correspondance entre l'employeur et l'employé
Extraits de registres: extrait du casier judiciaire, extrait du registre des poursuites

Contrôle régulier des dossiers

En Suisse, les données personnelles ne peuvent être traitées que conformément au principe de proportionnalité et au principe de la bonne foi (art. 6 al. 2 LPD). Les départements des ressources humaines suisses ne peuvent verser des documents dans les dossiers du personnel que s'ils (i) «portent sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi» et (ii) «sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail» (art. 328b CO).

Pour cette raison, les dossiers des ressources humaines suisses doivent être régulièrement vérifiés et mis à jour (triage) afin de garantir qu'ils sont (i) corrects (ii) à jour et (iii) nécessaires. Les documents RH incorrectes et incomplètes doivent être rectifiées et les pièces qui «ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement» doivent être détruits ou anonymisés (art. 6 al. 4 et 5 LPD).

Droit d’accès du travailleur

D'après la loi suisse sur la protection des données, tous les employés en Suisse ont le droit de connaître le contenu de leur dossier personnel. Une demande d'accès à ce dossier doit être traitée dans un délai de 30 jours à titre gratuit (art. 25 LPD).

Le droit d'accès au contenu de son dossier personnel comprend notamment le droit de connaître:

les données personnelles traitées en tant que telles
la finalité du traitement
la durée de conservation des données personnelles ou, si cela n’est pas possible, les critères pour fixer cette dernière
les informations disponibles sur l’origine des données personnelles, dans la mesure où ces données n’ont pas été collectées auprès du travailleur
le cas échéant, l’existence d’une décision individuelle automatisée ainsi que la logique sur laquelle se base la décision
le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels des données personnelles sont communiquées, y compris, le cas échéant, le nom de l’État ou de l’organisme international auquel elles sont communiquées

Délai de conservation des dossiers du personnels en Suisse

L'intérêt de l'employeur à conserver les dossiers de ses employés (généralement à des fins de preuve ou pour remplir une obligation légale telle que la remise d'un certificat de travail) est en conflit avec l'obligation légale de conserver les données des collaborateurs uniquement à des fins bien précises et de toujours les traiter avec soin.

En Suisse, les dossiers du personnel doivent donc en principe être détruits à la fin du contrat de travail. Et bien que le droit suisse ne prévoie pas de délais de conservation explicites pour les dossiers du personnel, les durées de conservation suivantes sont observées dans la pratique des ressources humaines suisses:

Documents des candidats refusés: à détruire à l’issue de la procédure de sélection
Documents relatifs à d'éventuelles créances salariales: à conserver pendant 5 ans à compter du jour où la créance est devenue exigible (art. 128 en liaison avec l'art. 130 al. 1 CO)
Documents relatifs à l'établissement, la justification, la correction ou le complément d'un certificat de travail: à conserver pendant 10 ans à compter de la date de départ (art. 330a CO)
Documents relatifs à la comptabilité: à conserver pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice au cours duquel la dernière écriture a été faite

La notion de créance salariale doit être interprétée de manière très large et concerne toutes les créances qui ont pour objet la rémunération du travail. Cela comprend les gratifications et autres rémunérations similaires telles que les primes ou les participations aux bénéfices, les indemnités pour heures supplémentaires, le travail de nuit, le travail du dimanche (salaire de base et suppléments), le salaire pendant les vacances, le droit aux vacances et le salaire en cas d’empêchement du travailleur sans faute de sa part (maintien du salaire selon l'art. 324a CO).

La conservation illimitée des données des employés n'est pas autorisée en Suisse.

Démarrage rapide

Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner

Technologie OCR: reconnaissance caractères

Indexation le long de votre structure de dossiers

Recherche plein texte avec surlignage des résultats

Fonctionnalités de 360 Documents

Opérations

Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
Archivage de pages web

Usabilité

Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
Créer et maintenir des classes opérationnelles

Compliance

Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
Versement des dossiers de valeur durable à un archive
Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés

Sécurité

Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares

Bibliographie

360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)

Jeannine Dehmelt, Marc Ph. Prinz (2024) Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen (ici)

Julia Gschwend (2022) Personaldossier und Datenschutz - was Sie darüber wissen müssen (ici)

Loi fédérale sur la protection des données - LPD (2023) (ici)

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (2024) Différentes étapes de la relation de travail. Quelles données l’employeur est-il autorisé à traiter? Comment doit-il procéder? (ici)

William Saffady (2019) Global Requirements for Personnel Records: A Survey of Laws and Regulations (ici)

Weisung des Personalamtes des Kantons Zürich (2022) Umgang mit Personaldossiers (ici)

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