Periodo di conservazione legale per i dossier del personale, i fascicoli dei dipendenti e i documenti delle risorse umane in Svizzera

Ultimo aggiornamento: 17 maggio 2025

"L'interesse del datore di lavoro alla conservazione dei dossier del personale (di norma a fini probatori o per adempiere a un obbligo legale, come per esempio il rilascio di un attestato di lavoro) si contrappone all'obbligo legale di conservare i dati dei collaboratori solo per gli scopi previsti e di trattarli sempre con la massima discrezione"

Definizione e tipologia

Sotto il termine dossier del personale in Svizzera (qui) si intende l'insieme di tutti i documenti che riguardano un collaboratore dal momento dell'assunzione fino alla cessazione del rapporto di lavoro:

Dati di contatto e indirizzo
Documenti di candidatura: documenti d'identità, curriculum vitae, referenze, formazione, attestati, diplomi, ecc.
Risultati di eventuali test effettuati nell'ambito della procedura di assunzione
Contratto di lavoro e allegati
Coordinate bancarie e dati assicurativi
Buste paga e certificati di salario
Dati relativi agli orari di lavoro, alle assenze per malattia (certificati medici), alle assenze e alle ferie
Formazione continua e pianificazione della carriera
Dati relativi a misure disciplinari: ammonizioni, annotazioni relative a incidenti, sanzioni
Corrispondenza tra datore di lavoro e dipendente
Estratti di registro: estratto del casellario giudiziario, estratto del registro delle esecuzioni

Controllo regolare dei documenti

In Svizzera, i dati personali possono essere trattati solo in base al principio della proporzionalità e della buona fede (art. 6 cpv. 2 LPD). Le risorse umane svizzere possono versare documenti nei dossier dei collaboratori soltanto in quanto (i) "si riferiscano all’idoneità lavorativa [del lavoratore]" o sono (ii) "necessari all’esecuzione del contratto di lavoro" (art. 328b CO).

Per questo motivo, i dossier personali svizzeri devono essere regolarmente controllati e aggiornati (spurgati) per garantire che il loro contenuto sia (i) corretto (ii) a giorno e (iii) necessario. I dati personali inesatti e incompleti devono essere corretti e i documenti che "non sono più necessari per lo scopo del trattamento" devono essere "distrutti o resi anonimi" (art. 6 cpv. 4 e 5 LPD).

Diritto d'accesso del lavoratore

Ai sensi della legge sulla protezione dei dati, tutti i dipendenti in Svizzera hanno il diritto di consultare il contenuto del proprio dossier personale. Una richiesta di accesso deve essere soddisfatta entro 30 giorni a titolo gratuito (art. 25 LPD).

Il diritto d'accesso al contenuto del proprio dossier personale comprende in particolare il diritto di conoscere:

i dati personali trattati in quanto tali
lo scopo del trattamento
la durata di conservazione dei dati personali o, se ciò non è possibile, i criteri per stabilire tale durata
le informazioni disponibili sulla provenienza dei dati personali che non sono stati raccolti presso la persona interessata
se del caso, l’esistenza di una decisione individuale automatizzata e la logica su cui si fonda la decisione
se del caso, i destinatari o le categorie di destinatari cui sono comunicati dati personali, compresi, se del caso, Stati esteri o organismi internazionali

Termini di conservazione dei fascicoli del personale in svizzera

L'interesse del datore di lavoro alla conservazione dei fascicoli dei collaboratori (di norma a fini probatori o per adempiere a un obbligo legale, come ad esempio il rilascio di un attestato di lavoro) si contrappone all'obbligo legale di conservare i dati dei collaboratori solo per gli scopi previsti e di trattarli sempre con la massima discrezione.

In Svizzera, i file del personale devono quindi essere distrutti al termine del rapporto di lavoro. E sebbene il diritto svizzero non preveda espressamente termini di conservazione per i dossier del personale, si osservano i seguenti periodi di archiviazione nella pratica dei dipartimenti delle risorse umane svizzeri:

Documenti dei candidati non selezionati: da distruggere al termine della procedura di selezione
Documenti relativi a eventuali crediti salariali: da conservare per 5 anni a decorrere dal giorno in cui il credito è diventato esigibile (art. 128 in combinato disposto con l'art. 130 cpv. 1 CO)
Documenti relativi alla redazione, motivazione, correzione o al completamento di un attestato di lavoro: da conservare per 10 anni a decorrere dalla data di uscita (art. 330a CO)
Contabilità salariale: da conservare per 10 anni a decorrere dalla fine dell'esercizio

Il concetto di credito salariale è molto ampio e comprende tutti i diritti relativi al lavoro svolto. Sono incluse le gratifiche e simili compensi quali bonus o partecipazioni agli utili, indennità per lavoro straordinario, lavoro notturno, lavoro domenicale (salario base e maggiorazioni), salario durante le ferie, diritto alle ferie e salario in caso di impedimento al lavoro non imputabile al lavoratore (continuità del pagamento del salario ai sensi dell'art. 324a CO).

In Svizzera non è consentito conservare a tempo indeterminato i dati dei collaboratori.

Avvio rapido

Ingestione dati: Upload, Outlook, scansione

Tecnologia OCR: Riconoscimento del testo

Indicizzazione lungo le vostre strutture di cartelle

Ricerca full-text con evidenziazione dei risultati

Funzionalità di 360 Documents

Logica aziendale

Cattura di documenti e metadati: Upload, drag & drop da Outlook, scansione di massa o richiesta API
Supporto per più di 100 tipi di file: Lavorare con tutti i più comuni formati di file
Condividere i file: All'interno e all'esterno, protezione password e impostare un periodo di validità per i link
Cattura degli allegati e-mail: Importare allegati come molteplici record correlati o come un record collettivo
Importare file da sistemi esterni: Singolarmente o in batch
Data di origine: Per le migrazioni, impostare un trigger di conservazione prima della creazione in 360 Documents
Integrare documenti in processi: Commentare, creare note “da fare”, convalidare i metadati, firmare elettronicamente i contratti secondo la FiEle svizzera o l'eIDAS europea
Duplicazione dei documenti: Per l'utilizzo in diversi contesti operativi (ad esempio, nei reparti di contabilità e risorse umane)
Gestione del ciclo di vita dei record: Statistiche sulla creazione, l'utilizzo e le misure legate alla destinazione finale dei record
Archiviazione di siti web

Usabilità

Documentazione intuitiva in-app con le basi e la terminologia di una corretta gestione dei record
Ricerca full-text a livello aziendale: Filtri di ricerca intelligenti, parole chiave e sinonimi in IT, EN, DE, FR
Riconoscimento di testo (OCR) ed estrazione di dati aziendali: Stack di computer vision leader con punteggi di confidenza elevati
Estrazione di dati su vasta scala: Rilevamento automatico e acquisizione di metadati esistenti
Riconoscimento di documenti: Oltre 30 tipi di documenti (fatture, passaporti, biglietti, ecc.)
Business intelligence: Traduzione, sintesi e interrogazione dei PDF tramite LLM
Servizio di metadati: Creare metadati contestuali
Template di metadati: Creare e mantenere modelli propri
Convalidare i propri metadati tramite schemi: Booleano, Enum, numeri, stringa di testo, URL, telefono, data
Servizio di classificazione operativa: Associare documenti e cartelle al loro contesto operativo (contabilità, risorse umane, vendite, ecc.)
Creare e mantenere delle classificazioni funzionali

Conformità

Conformità agli standard globali: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010,
Conformità agli standard svizzeri: CO, Olc, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164
Piani svizzeri di conservazione installati
Servizio di piani di conservazione: Definire o modificare dei piani per soddisfare esigenze legali
Conservazione di metadati residui dopo la distruzione: Scelta libera in base ai requisiti applicabili
Conformità alla LPD: Rispetto dell'art. 25 e segg. LPD ("Diritti della persona interessata"), in particolare per quanto riguarda la possibilità di fornire informazioni sulla "la durata di conservazione dei dati personali"
Servizio di blocco legale: Sospendere il termine di conservazione durante processi o investigazioni
Revisione prima dello smaltimento: Confermare prima della distruzione
Versamento: Trasferire i record di valore continuo a un archivio statale
Trigger di conservazione: data di creazione, data di origine, data di apertura o chiusura di una cartella, l’ultima aggiunta, trigger personalizzati

Sicurezza

Servizio utenti: Regole di accesso a livello del record, della cartella, della classificazione funzionale e del tipo di documento per garantire che solo i collaboratori autorizzati possano accedere ai documenti
Tracciabilità degli utenti storici: Rintracciamento completo delle azioni di tutti gli utenti precedenti di 360 Documents
Servizio ruoli: Assegnare ruoli agli utenti scegliendo tra più di 200 definizioni di azione (DFA)
Diario di sicurezza: Registrare tutte le interazioni con 360 Documents
Object lock: Proteggere i record da qualsiasi alterazione a livello di rete
Generazione di checksum per verificare l'integrità dei documenti e rilevare eventuali duplicati
Autenticazione degli utenti tramite 2FA prima di concedere l'accesso
Controlli antivirus durante il caricamento dei file
Centri dati svizzeri conformi alla norma ISO 27001 e ai requisiti della FINMA
Backup 3-2-1: copie di sicurezza su nastri magnetici in Svizzera per prevenire il ransomware

Bibliografia

360core componente aggiuntivo per l'archiviazione su Microsoft AppSource (qui)

Jeannine Dehmelt, Marc Ph. Prinz (2024) Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen (qui)

Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (2024) Quali sono i dati che il datore di lavoro è autorizzato a trattare? Come deve procedere? (qui)

Julia Gschwend (2022) Personaldossier und Datenschutz - was Sie darüber wissen müssen (qui)

Legge federale sulla protezione dei dati - LPD (2023) (qui)

William Saffady (2019) Global Requirements for Personnel Records: A Survey of Laws and Regulations (qui)

Weisung des Personalamtes des Kantons Zürich (2022) Umgang mit Personaldossiers (qui)

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