Termini legali di conservazione per dati, documenti e atti degli allievi e studenti in Svizzera

Ultimo aggiornamento: 17 maggio 2025

"Le università svizzere sono regolate da leggi cantonali e quindi si applicano le leggi cantonali sulla conservazione dei documenti"

1. Dati degli allievi

Definizione e tipologia

La documentazione degli allievi consiste in documenti e informazioni direttamente collegati a un allievo o studente e che sono conservati da un istituto di istruzione o per suo conto:

Attestati scolastici e titoli
Trascrizioni e verbali
Elenchi di classe
Orari, liste delle assenze
Cartelle cliniche (schede mediche e dentistiche)
Informazioni finanziarie
Misure disciplinari

Termine di conservazione dei fascicoli scolastici in Svizzera

Gli istituti di formazione svizzeri sono soggetti al diritto cantonale. Si applica quindi la legislazione cantonale speciale.

Di seguito sono riportati gli obblighi di conservazione per i dati degli allevi come previsto dalla legge della scuola pubblica del cantone Ticino (qui):

Dati degli allievi: da conservare al massimo per 15 anni a decorrere dalla fine della carriera scolastica e in seguito solo in forma anonimizzata ai fini della statistica e della ricerca educativa (art. 91d LSc)
Dati degli allievi meritevoli di particolare protezione: da conservare al massimo per 4 anni a decorrere alla conclusione del rispettivo ciclo scolastico e in seguito solo in forma anonimizzata ai fini della statistica e della ricerca educativa
Attestati scolastici e titoli: da conservare al massimo per 50 anni a decorrere dalla fine della carriera scolastica ai fini della richiesta da parte della persona che li ha conseguiti

2. Fascicoli universitari

Le università svizzere sono regolate da leggi cantonali e quindi si applicano le leggi cantonali sulla conservazione dei documenti. Di seguito riportiamo i requisiti di conservazione dei documenti dell'Università di Berna (qui):

Documenti utilizzati per la valutazione degli esami: da conservare per almeno 18 mesi a decorrere dalla data dell'esame
Tesi di laurea e gli altri documenti di diploma: da conservare per almeno 10 anni a decorrere dalla data della valutazione
I diplomi e i supplementi di diploma: da conservare per almeno 20 anni a decorrere dalla data legalmente vincolante di completamento del programma di laurea o di master, dopodiché vengono archiviati negli archivi universitari o statali

I documenti d'esame degli istituti di formazione svizzeri, quali le prove scritte e le trascrizioni degli esami orali, devono essere conservati fino all'esaurimento di tutti i rimedi giuridici disponibili, come indicato nel piano di archiviazione dell'Università di Friburgo (qui).

Avvio rapido

Ingestione dati: Upload, Outlook, scansione

Tecnologia OCR: Riconoscimento del testo

Indicizzazione lungo le vostre strutture di cartelle

Ricerca full-text con evidenziazione dei risultati

Funzionalità di 360 Documents

Logica aziendale

Cattura di documenti e metadati: Upload, drag & drop da Outlook, scansione di massa o richiesta API
Supporto per più di 100 tipi di file: Lavorare con tutti i più comuni formati di file
Condividere i file: All'interno e all'esterno, protezione password e impostare un periodo di validità per i link
Cattura degli allegati e-mail: Importare allegati come molteplici record correlati o come un record collettivo
Importare file da sistemi esterni: Singolarmente o in batch
Data di origine: Per le migrazioni, impostare un trigger di conservazione prima della creazione in 360 Documents
Integrare documenti in processi: Commentare, creare note “da fare”, convalidare i metadati, firmare elettronicamente i contratti secondo la FiEle svizzera o l'eIDAS europea
Duplicazione dei documenti: Per l'utilizzo in diversi contesti operativi (ad esempio, nei reparti di contabilità e risorse umane)
Gestione del ciclo di vita dei record: Statistiche sulla creazione, l'utilizzo e le misure legate alla destinazione finale dei record
Archiviazione di siti web

Usabilità

Documentazione intuitiva in-app con le basi e la terminologia di una corretta gestione dei record
Ricerca full-text a livello aziendale: Filtri di ricerca intelligenti, parole chiave e sinonimi in IT, EN, DE, FR
Riconoscimento di testo (OCR) ed estrazione di dati aziendali: Stack di computer vision leader con punteggi di confidenza elevati
Estrazione di dati su vasta scala: Rilevamento automatico e acquisizione di metadati esistenti
Riconoscimento di documenti: Oltre 30 tipi di documenti (fatture, passaporti, biglietti, ecc.)
Business intelligence: Traduzione, sintesi e interrogazione dei PDF tramite LLM
Servizio di metadati: Creare metadati contestuali
Template di metadati: Creare e mantenere modelli propri
Convalidare i propri metadati tramite schemi: Booleano, Enum, numeri, stringa di testo, URL, telefono, data
Servizio di classificazione operativa: Associare documenti e cartelle al loro contesto operativo (contabilità, risorse umane, vendite, ecc.)
Creare e mantenere delle classificazioni funzionali

Conformità

Conformità agli standard globali: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010,
Conformità agli standard svizzeri: CO, Olc, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164
Piani svizzeri di conservazione installati
Servizio di piani di conservazione: Definire o modificare dei piani per soddisfare esigenze legali
Conservazione di metadati residui dopo la distruzione: Scelta libera in base ai requisiti applicabili
Conformità alla LPD: Rispetto dell'art. 25 e segg. LPD ("Diritti della persona interessata"), in particolare per quanto riguarda la possibilità di fornire informazioni sulla "la durata di conservazione dei dati personali"
Servizio di blocco legale: Sospendere il termine di conservazione durante processi o investigazioni
Revisione prima dello smaltimento: Confermare prima della distruzione
Versamento: Trasferire i record di valore continuo a un archivio statale
Trigger di conservazione: data di creazione, data di origine, data di apertura o chiusura di una cartella, l’ultima aggiunta, trigger personalizzati

Sicurezza

Servizio utenti: Regole di accesso a livello del record, della cartella, della classificazione funzionale e del tipo di documento per garantire che solo i collaboratori autorizzati possano accedere ai documenti
Tracciabilità degli utenti storici: Rintracciamento completo delle azioni di tutti gli utenti precedenti di 360 Documents
Servizio ruoli: Assegnare ruoli agli utenti scegliendo tra più di 200 definizioni di azione (DFA)
Diario di sicurezza: Registrare tutte le interazioni con 360 Documents
Object lock: Proteggere i record da qualsiasi alterazione a livello di rete
Generazione di checksum per verificare l'integrità dei documenti e rilevare eventuali duplicati
Autenticazione degli utenti tramite 2FA prima di concedere l'accesso
Controlli antivirus durante il caricamento dei file
Centri dati svizzeri conformi alla norma ISO 27001 e ai requisiti della FINMA
Backup 3-2-1: copie di sicurezza su nastri magnetici in Svizzera per prevenire il ransomware

Bibliografia

360core componente aggiuntivo per l'archiviazione su Microsoft AppSource (qui)

Università di Berna (2013) Richtlinien zur Akteneinsicht und Aufbewahrungspflicht der Akten im Zusammenhang mit Leistungskontrollen bei den Fakultäten (qui)

Università di Friburgo (2021) Plan de classement et de gestion (qui)

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