Gestion des documents avec
360 Documents
Conformité avec ISO 15489-1:2016 et l'Olico
Durée légale de conservation des dossiers des élèves et des documents des étudiants en Suisse
Dernière mise à jour: 17 mai 2025
«Les établissements d'enseignement suisses sont régis par la législation cantonale et, par conséquent, les obligations cantonales en matière de tenue de documents s'appliquent»
1. Dossiers des élèves
Définition et typologie
Les dossiers des élèves sont des documents et des informations qui concernent directement un élève ou un étudiant et qui sont conservés par un établissement d'enseignement ou pour le compte de celui-ci:
- Notes et certificats
- Transcriptions et procès-verbaux
- Listes de classe
- Emplois du temps
- Dossiers médicaux (fiches dentaires scolaires, cartes de santé, service médical scolaire)
- Informations financières
- Mesures disciplinaires
Délai de conservation des dossiers scolaires en Suisse
Les établissements scolaires suisses sont soumis au droit cantonal. C'est donc la législation cantonale spécifique qui s'applique.
Ci-dessous figurent les délais de conservation dans le canton de Zurich (ici) pour les écoles publiques et les directives de conservation dans le canton de Berne (ici) pour les écoles professionnelles:
- Dossier des élèves en général: 10 ans à compter de la fin de la scolarité
- Copies des bulletins scolaires: 15 à 20 ans à compter de la fin de la scolarité
- Listes de classe: 50 ans à compter de la fin de la scolarité
- Listes de notes et d'absences: 50 ans à compter de la fin de la scolarité
2. Dossiers universitaires
Les universités suisses sont gouvernées par des lois cantonales et, par conséquent, les lois cantonales sur la conservation des justificatifs s'appliquent.
Nous présentons ci-après les exigences de l'Université de Berne en matière de conservation des documents (ici):
- Tous les documents utilisés pour l'évaluation des examens: à conserver pendant au moins 18 mois à compter de la date de l'examen
- Les mémoires de fin d'études, tels que les mémoires de bachelor ou de master et les autres travaux de diplôme: à conserver pendant au moins 10 ans à compter de la date de l'évaluation
- Les diplômes et les suppléments aux diplômes: à conserver pendant au moins 20 ans à compter de la date juridiquement contraignante d'achèvement du programme de licence ou de master; ils sont ensuite archivés dans les archives de l'université ou de l'État
Les documents d'examen provenant d'établissements d'enseignement suisses, tels que les contrôles écrits et les transcriptions d'examens oraux, doivent en principe être conservés jusqu'à l'épuisement de tous les recours possibles, ainsi que le prévoit le plan de classement des documents de l'Université de Fribourg (ici).
Démarrage rapide
Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner
Technologie OCR: reconnaissance caractères
Indexation le long de votre structure de dossiers
Recherche plein texte avec surlignage des résultats
Fonctionnalités de 360 Documents
Opérations
- Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
- Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
- Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
- Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
- Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
- Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
- Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
- Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
- Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
- Archivage de pages web
Usabilité
- Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
- Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
- Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
- Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
- Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
- Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
- Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
- Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
- Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
- Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
- Créer et maintenir des classes opérationnelles
Compliance
- Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
- Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
- Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
- Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
- Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
- Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
- Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
- Versement des dossiers de valeur durable à un archive
- Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés
Sécurité
- Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
- Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
- Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
- Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
- Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
- Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
- Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
- Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
- Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
- Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
- 3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares