Durée légale de conservation des documents et justificatifs comptables en Suisse

Dernière mise à jour: 17 mai 2025

«Une pièce comptable est définie comme tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification d'une transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement»

(art. 957a al. 3 CO)

Délai de conservation des pièces comptables en Suisse

Toute entreprise ayant son siège en Suisse ou disposant d'un numéro de TVA suisse doit conserver ses pièces justificatives dans une archive fiable et conforme aux normes du Code des obligations (ici) et de l'Olico (ici) pendant 10 ans, sous forme inaltérable:

Toutes les pièces comptables ainsi que les livres, le rapport de gestion et le rapport de révision (art. 958f al. 1 CO): à conserver pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice de la dernière inscription
Le registre des actions (SA), le registre des parts (Sàrl) ou la liste des associés (coopérative) ainsi que la liste des ayant droit économique: à conserver pendant 10 ans à compter de la radiation de la société (art. 747, al. 1, CO) ou de la raison sociale (art. 590 al. 1 CO)
Les pièces justificatives sur lesquelles se fonde une inscription dans ceux-ci (art. 686 al. 5 CO): à conserver pendant 10 ans à compter de la radiation du propriétaire, de l'usufruitier (SA) ou de l'associé (art. 686 al. 5, art. 697l al. 3, art. 790 al. 1, art. 837 al. 2 CO)
Tous les documents commerciaux ayant une valeur de preuve ou une influence sur une procédure judiciaire (art. 8 CC)

A l'expiration de la durée légal d'archivage de dix ans, les entreprises suisses - y compris les banques - peuvent effacer définitivement les documents concernés et toutes les actions se prescrivent en principe (art. 127 CO).

En 2017, l'Ombudsman des banques suisses s'est prononcé sur un cas intéressant concernant les délais de conservation et de restitution des documents bancaires (ici).

Définition et typologie

Une pièce comptable en Suisse est définie comme «tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement» (art. 957a al. 3 CO).

Les pièces comptables suisses comprennent les justificatifs suivants:

Contrats
Factures
Reçus et quittances
Documents de transport, papiers de fret, bulletins de livraison
Comptabilité salariale: paiement de salaires, assurances sociales, contrats de pension
Correspondance commerciale (pour autant qu'elle soit pertinente pour la comptabilité)

Depuis 2013, l'obligation légale générale de conserver la correspondance commerciale a été supprimée.

En outre, il n'est pas nécessaire d'archiver les actes publics et les inscriptions dans les registres publics tels que les extraits du registre du commerce suisse et les inscriptions au registre foncier (art. 9 CC).

Démarrage rapide

Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner

Technologie OCR: reconnaissance caractères

Indexation le long de votre structure de dossiers

Recherche plein texte avec surlignage des résultats

Fonctionnalités de 360 Documents

Opérations

Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
Archivage de pages web

Usabilité

Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
Créer et maintenir des classes opérationnelles

Compliance

Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
Versement des dossiers de valeur durable à un archive
Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés

Sécurité

Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares

Bibliographie

360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)

BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (ici)

EXPERTsuisse (2014) Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, Band "Buchführung und Rechnungslegung" (ici)

Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée - LTVA (2018) (ici)

Ombudsman des banques suisses (Numéro de cas 2017/26) Délais de conservation et de remise des documents bancaires (ici)

Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes - Olico (2013) (ici)

Dieter Pfaff, Ruud Flemming (2019) Schweizer Leitfaden zum Internen Kontrollsystem (IKS) (ici)

Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (2019) Rechnungslegung nach Obligationenrecht, veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften (ici)

PwC Suisse (2021) Facturation électronique (e-facture). Un guide pour les entreprises et les institutions (ici)

PwC Suisse (2021) La confiance dans vos procédures et vos informations commerciales. Information Governance. Archivage électronique (ici)

Thomas Rautenstrauch (2023) Obligations de conservation: Dans la comptabilité et la tenue des comptes (ici)

William Saffady (2019) Retention of Accounting Records: A Global Survey of Laws and Regulations (ici)

Université de Fribourg (2021) Plan de classement et de gestion (ici)

Sikander von Bhicknapahari (2021) L'obligation légale de conservation (ici)

Introduire 360 Documents dans notre organisation