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Gesetzliche Aufbewahrungsdauer für Buchhaltungsunterlagen und Buchungsbelege in der Schweiz


Letzte Aktualisierung: 17. Mai 2025

Als Buchungsbelege gelten in der Schweiz "alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können"

(Art. 957a Abs. 3 OR)

Schweizer Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsbelege


Jedes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz oder einer Schweizer Mehrwertsteuernummer muss die folgenden geschäftsrelevanten Belege in einem revisionssicheren Archiv nach OR (hier) sowie GeBüV (hier) für 10 Jahre in unveränderbarer Form speichern:


  • Sämtliche Buchungsbelege sowie die Geschäftsbücher und den Geschäfts- und Revisionsbericht (Art. 958f Abs. 1 OR): 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen wurde
  • Das Aktienbuch (AG), Anteilbuch (GmbH), Genossenschaftsverzeichnis: 10 Jahre ab Löschung der Gesellschaft (Art. 590 Abs. 1 OR, Art. 747 Abs. 1 OR)
  • Sämtliche Belege, die einer Eintragung in obigen Büchern zugrunde liegen (Art. 686 Abs. 5 OR): 10 Jahre ab Streichung des Eigentümers bzw. Nutzniessers (AG), Gesellschafters (GmbH) oder Genossenschafters (Art. 686 Abs. 5, Art. 697l Abs. 3, Art. 790 Abs. 1, Art. 837 Abs. 2 OR)
  • Sämtliche Geschäftsunterlagen, die in einem allfälligen Gerichtsverfahren beweiskräftig sein oder dieses beeinflussen könnten (Art. 8 ZGB)


Nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist von zehn Jahren dürfen Schweizer Unternehmen - auch Banken - die entsprechenden Unterlagen endgültig löschen und es verjähren grundsätzlich alle Forderungen (Art. 127 OR).


Im Jahr 2017 befasste sich der Schweizerische Bankenombudsman mit einem interessanten Fall zu den Fristen für die Aufbewahrung und Herausgabe von Bankauszügen (hier).


Definition und Typologie


Als Buchungsbelege gelten in der Schweiz "alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können" (Art. 957a Abs. 3 OR).


Archivierungspflichtig sind in der Schweiz insbesondere folgende Buchungsbelege:


  • Verträge
  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Transportdokumente, Frachtpapiere, Lieferscheine
  • Lohnbuchhaltung: Lohnzahlungen, Sozialversicherung, Pensionsverträge
  • Geschäftskorrespondenz (nur sofern für die Buchhaltung relevant)


Im Jahr 2013 hat die Schweiz die allgemeine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz abgeschafft.


Auch öffentliche Urkunden und Eintragungen in öffentlichen Registern wie Handelsregisterauszüge und Einträge im Grundbuch müssen nicht archiviert werden (Art. 9 ZGB).

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Geschäftslogik


  • Dokumente sowie Metadaten erfassen: Hochladen, Drag & Drop aus Outlook, Massenscannen, API
  • Support von über 100 Dateitypen: Arbeit mit allen gängigen Dateiformaten
  • Filesharing: Dokumente intern und extern teilen, Kennwortschutz und Gültigkeitsdauer von Links verwenden
  • E-Mail-Anlagen erfassen: als verlinkte Akten oder eine einzige Sammelakte
  • Akten aus externen Systemen importieren: Akten einzeln oder im Stapel migrieren
  • Herkunftsdatum: Bei Migrationen Aufbewahrungsauslöser setzen, der zeitlich vor dem Datum der Erstellung der Akte in 360 Documents liegen
  • Akten in Prozesse einbinden: Kommentieren, "To Do" Notizen, Metadaten validieren, Verträge rechtskonform nach ZertES oder eIDAS digital signieren
  • Aktenduplikate erstellen: zur Verwendung in mehreren Geschäftskontexten (z.B. gleichzeitig in der Buchhaltung und Personalabteilung)
  • Lifecycle Management: Statistik über Erstellung, Nutzung und Aussonderung von Akten führen
  • Archivierung von Webseiten

Benutzbarkeit


  • Praxisnahe In-App-Dokumentation in 4 Sprachen u.a. über die Grundlagen und Begrifflichkeit der ordnungsgemässen Aktenführung
  • Firmenweite Volltextsuche: Intelligente Filter, Stichwort- und Synonymsuche in DE, EN, FR, IT
  • Texterkennung (OCR) und Extraktion von Geschäftsdaten: modernste Computer Vision-Technologie mit hohen Vertrauenswerten
  • Massive Datenextraktion: Automatisches Erkennen und Erfassen bestehender Metadaten 
  • Automatische Belegerkennung: über 30 Dokumenttypen (Rechnungen, Pässe, Formulare, etc.)
  • Business Intelligence: Übersetzen, Zusammenfassen und Befragen von PDFs mit branchenführenden LLMs
  • Service für benutzerdefinierte Metadaten: Eigene Attribute für Dokumente erstellen und erfassen
  • Service für Metadatentemplates: Erstellung und Bewirtschaftung von Templates für Metadaten
  • Eigene Metadaten nach syntaktischen Standards validieren: Booleans, Enums, Zahlen, Textstring, URLs, Zeitstempel, etc.
  • Klassifizierungsservice: Akten und Dossiers nach Geschäftskontext klassifizieren (Buchhaltung, HR, Vertrieb, GwG Abklärungen, etc.)
  • Erstellung und Bewirtschaftung von Geschäftsklassen

Regulatorik


  • Konformität mit globalen Normen: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
  • Konformität mit Schweizer Normen: OR, GeBüV, DSG, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (Schweizer Aufbewahrungspläne sind bereits vorkonfiguriert)
  • Aufbewahrungsservice: Aufbewahrungspläne für Akten und Ordner definieren und bei neuen gesetzlichen oder geschäftlichen Rahmenbedingungen aktualisieren
  • Verwahrung von Restmetadaten nach Aktenvernichtung: nicht zu löschende Metadaten dynamisch festlegen
  • Konformität mit dem Schweizer Datenschutzgesetz: Einhaltung von Art. 25 ff. DSG ("Rechte der betroffenen Person"), insbesondere hinsichtlich der Möglichkeit, Auskunft über "die Aufbewahrungsdauer der Personendaten" zu erteilen
  • Service für gesetzliche Aktensperren: Unterbruch der Aufbewahrungsdauer bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen
  • Übergabe: Ablieferung von archivwürdigen Akten an die öffentliche Hand
  • Aufbewahrungsauslöser definieren: Erstellungsdatum, Herkunftsdatum, letzter Aktenzuwachs, Dossierabschluss, benutzerdefiniert

Sicherheit


  • Nutzerservice: kleinteilige Zugriffskontrolle auf Stufe Akte, Ordner, Geschäftskontext und Dokumenttyp, um das Zweckbindungsprinzip jederzeit zu gewährleisten ("need to know")
  • Historische Nutzer zurückverfolgen: vollständige Rückverfolgung sämtlicher Handlungen aller Nutzer von 360 Documents
  • Rollenservice: kleinteilige Vergabe von Nutzerrollen mit freier Zuweisung von über 200 Aktionsdefinitionen (ADF)
  • Sicherheitslogbuch: Protokollierungen von allen Interaktionen mit 360 Documents
  • Object Lock: Akten auf Netzwerkstufe vor jeglicher Änderung schützen
  • Erzeugung von Prüfsummen zur Integritätsprüfung und Erkennung von Duplikaten
  • Nutzer über 2FA authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten
  • Malwareprüfung beim Hochladen von Dateien
  • Schweizer Datenzentren in Konformität mit ISO 27001 und den Anforderungen der FINMA
  • 3-2-1 Backup: regelmässige Sicherheitskopien auf Magnetbändern in der Schweiz, um Erpressungssoftware abzuwehren

Bibliografie


360core Archivierungs-Add-In auf Microsoft AppSource (hier)


BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (hier)


Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (2019) Rechnungslegung nach Obligationenrecht, veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften (hier)


PwC Schweiz (2021) Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung). Ein Leitfaden für Unternehmen und Institutionen (hier)


PwC Schweiz (2021) Vertrauen in Ihre Abläufe und Geschäftsinformationen. Information Governance. Elektronische Archivierung (hier)


Thomas Rautenstrauch (2023) Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen (hier)


William Saffady (2019) Retention of Accounting Records: A Global Survey of Laws and Regulations (hier)


Schweizer Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer - MWSTG (2018) (hier)


Schweizer Geschäftsbücherverordnung - GeBüV (2013) (hier)


Schweizerischer Bankenombudsman (Fallnummer 2017/26) Fristen für die Aufbewahrung und Lieferung von Bankunterlagen (hier)

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