Schweizer Software zur elektronischen Aktenführung und revisionssicheren Archivierung für Firmen und Behörden mit erhöhten Rechenschaftspflichten

"360 Documents schützt die wichtigsten Dokumente - und erfüllt sie mit neuem Leben"

Aufbewahrungspflichten nach Gesetz erfüllen.

Sind Ihre Buchhaltungsbelege, Personaldossiers, Schülerdaten, Patientenakten, GwG-Abklärungen zurzeit gesetzeskonform abgelegt (OR, GeBüV, MWSTG, DSG, FMH, GwV-FINMA)?

Abhängigkeiten von externen Anbietern reduzieren.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Daten zurück, indem Sie verstreute Dokumente von Drittanbietern wie Treuhändern oder legacy IT-Firmen zurückholen und einer zentralen Governance unterstellen.

Ein Speicherort - eine Quelle der Wahrheit.

Verschaffen Sie sich einen globalen Überblick, wer welche Akten einsehen kann, und vermeiden Sie Fehler, indem Sie Nutzern über ein einziges Zugangsportal Einsicht in ein einziges zentrales Aktenverzeichnis gewähren.

Unstrukturierte Daten in wertvolle Erkenntnisse verwandeln.

Nutzen Sie OCR, um dunkle Daten in Ihre Geschäftslogik einzubinden. Lassen sie PDFs zusammenfassen und Fragen einzig mit Firmenwissen beantworten (und nicht mit dem Wissen des Internets).

Betriebswissen konsequent an Mitarbeiter weitergeben.

Erleichtern Sie Ihren Teams das Auffinden und Bearbeiten von Dokumenten. Binden Sie das Archiv in den Betriebsalltag ein und mindern Sie das Risiko von Strafen, weil alte Belege unauffindbar sind.

Pay as you go (PAYG) mit dynamischem Datenspeicher.

Optimieren Sie Ihre Speicherkosten in der öffentlichen Cloud mit Smart-Tiering, indem selten genutzte Dokumente automatisch in eine preisgünstigere Speicherklasse verlagert werden.

Was leistet 360 Documents?

360 Documents ist ein hochverfügbares Dokumenten-Managementsystem (DMS) und eine revisionssichere Archivlösung zur gesetzeskonformen Aufbewahrung und Verwaltung (GEVER) von Akten. Die Schweizer Software ist in eine Office-Suite mit umfangreichen Funktionen zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten eingebettet und richtet sich an Firmen und Behörden mit erhöhten Rechenschaftspflichten.

360 Documents erfüllt sämtliche Anforderungen des Standards ISO 15489 (Aktenführung) und der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Alle Zutritte und Zugriffe auf Unterlagen werden aufgezeichnet, insbesondere das Speichern, Verändern, Lesen, Bekanntgeben, Löschen und Vernichten der Daten (Art. 4 DSV: Protokollierung). Ein Grund für die Verwendung von 360 Documents ist somit die erhöhte Beweiskraft von Belegen infolge der Art und Weise, wie diese nachweislich verwaltet wurden.

Sehr hohe Bedeutung kommt der Benutzerfreundlichkeit und Klarheit zu: 360 Documents ermöglicht es Schweizer Unternehmen und Behörden bei der Dokumentenerfassung umfangreiche Metadaten zu extrahieren und zu indizieren - insbesondere anhand eigener Attribute - und präzise Aufbewahrungspläne zuzuweisen, je nach Klassifizierung des Geschäftsfalls, welchen der Beleg abbildet.

Die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Belege in der Schweiz sind in 360 Documents bereits vorkonfiguriert:

Privatsektor

• Buchhaltungsbelege: 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der letzte Eintrag vorgenommen wurde (hier)
• Personalakten: 5 bis 10 Jahre ab Austrittsdatum (hier)
• GwG-Abklärungen: 10 Jahre (Datenstandort Schweiz) ab Beendigung der Geschäftsbeziehung (hier)
• GwG-Transaktionsbelege: 10 Jahre (Datenstandort Schweiz) ab Transaktionsabschluss

Öffentlicher Sektor

• Patientenakten: 20 Jahre ab letztem Eintrag (hier)
• Schülerakten: 1 bis 50 Jahre und jedenfalls bis zum Ablauf der Beschwerdefrist (hier)
• Universitätsakten: 18 Monate bis 20 Jahre ab Examensdatum oder Abschlussdatum des Studiengangs

Öffentliche Verwaltung

• Zivilstandsakten: 50 Jahre
• Unterlagen des Betreibungs- und Gemeindeammannamtes: 2 / 10 / 15 / 20 / 30 Jahre
• Akten vormundschaftlicher Verfahren: 50 Jahre
• Akten aus Adoptionsverfahren: 100 Jahre
• Falldossiers Sozialhilfe: 15 Jahre
• Personalakten: 10 Jahre
• Unterlagen der Pensionskasse: 10 Jahre
• Budgets, Jahresrechnungen und Geschäftsberichte: 50 Jahre
• Buchhaltungen und Inventare: 30 Jahre
• Buchungsbelege: 10 Jahre
• Steuerunterlagen: 25 Jahre
• Unterlagen Mehrwertsteuer: 10 Jahre

Die viersprachige Software in der Schweizer Cloud stellt ihren Nutzern eine Vielzahl von leistungsstarken Suchmechanismen zur Verfügung, von der Volltext- zur Synonymsuche bis hin zum gezielten Prompting von LLMs.

Welche Funktionen muss eine moderne Software zur Aktenführung haben?

Mit einer digitalen Archivierungslösung in der Cloud kann ein Schweizer Unternehmen seine wichtigsten Unterlagen elektronisch speichern, ohne die Originale aufbewahren zu müssen. Eine leistungsfähige revisionssichere Software zur Aktenführung ist somit die Voraussetzung schlechthin für viele Digitalisierungsprojekte.

In Schweizer Unternehmen kommen heute fast alle Mitarbeitenden mit Dokumenten in Berührung. Deshalb muss ein gutes DMS oder Enterprise Content Management (ECM) die Bedürfnisse einer Vielzahl von Nutzergruppen abbilden:

• Für die Geschäftsleitung ist unerlässlich, den Überblick über alle Informationsressourcen zu behalten und rollenbasierte Zugriffsrechte (RBAC) unkompliziert über ein intuitives Berechtigungssystem zu verwalten
• Für die Rechtsabteilung müssen die gespeicherten PDF-Dateien die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen und vor Schweizer Gerichten beweistauglich sein
• Für Buchhaltung und Controlling zählt die Möglichkeit, die Belege im Archiv logisch mit einer gängigen Buchhaltungssoftware verknüpfen zu können
• Der externe Wirtschaftsprüfer schätzt es, die Dokumente direkt im Primärsystem der aktenproduzierenden Stelle zu prüfen, ohne einen speziellen Datenraum einrichten zu müssen
• Die Mitarbeiter im operativen Geschäft möchten die archivierten Dokumente sofort wieder in die täglichen Geschäftsprozesse einbinden und in Millisekunden darauf zugreifen können

Mit 360 Documents lassen sich Geschäftsaktivitäten transversal digitalisieren

• Gleichzeitige Digitalisierung von Buchhaltung, Controlling, Audit: die elektronische Führung der Geschäftsbücher (hier) bringt alle archivierungspflichtigen Belege in tägliche Griffnähe und die gefürchtete Mehrwertsteuer-Kontrolle (hier) kann digital stattfinden
• Schnellere Zugriffszeiten (in Millisekunden) verglichen mit Archiven auf Magnetbändern oder anderen lokalen Speichermedien, aber ohne den damit verbundenen IT-Aufwand
• Erfassung vermeintlich dunkler Daten ("dark data"): dies sind unsichtbare Daten (hier), welche eine Organisation zwar verarbeitet, aber nicht nutzt
• Mobilisierung der Geschäftsdaten im gesamten Betrieb dank einer einzigen Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth, SSoT): Kunden und Mitarbeiter einbinden, Prozesse automatisieren und Zusammenarbeit ohne Silos gestalten
• Definition und Überwachung präziser Zugriffskontrollen: Zugang zu einzelnen Dokumenten, Datenräumen oder Ländern geben oder gezielt externe Interessensgruppen wie Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsorgane oder Kapitalgeber einbeziehen
• Intelligente Dokumentenverarbeitung (hier) verwandelt Rohdaten in betriebsrelevante Erkenntnisse und deckt verborgene Zusammenhänge auf

Aufbewahrungsauslöser

In der Schweiz beginnt die gesetzliche Archivierungsfrist typischerweise am Ende eines Beobachtungszeitraums (z.B. des Steuerjahres), einer Rechtshandlung (Entstehung einer Forderung, Firmenliquidierung, Ende eines Mandatsvertrages, Ende des ärztlichen Behandlungsvertrags, ab medizinischem Eingriff).

Wo und wie müssen archivierungspflichtige Belege gespeichert werden damit sie vor Gericht als authentische Akten gelten?

Gemäss OR müssen Belege in der Schweiz "auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können" (Art. 958f Abs. 3 OR).

Die Schweizer Geschäftsbücherverordnung ist die Ausführungsbestimmung zum OR, welche festlegt, nach welchen Prinzipien Unterlagen in der Schweiz gesetzeskonform zu archivieren sind:

• Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit): "Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt" (Art. 3 GeBüV)
• Dokumentation: "Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können. Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden" (Art. 4 GeBüV)
• Verfügbarkeit: "Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können" (Art. 6 GeBüV)
• Archiv: "Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger" (Art. 8 GeBüV)

Wozu dient das Format PDF/A?

PDF/A bedeutet Portable Document Format (A steht für archivierbar). Im Gegensatz zum ebenfalls archivtauglichen Tag Image File Format (TIFF) erfreut sich PDF/A branchenübergreifend einer hohen Akzeptanz. Es ist praktisch das vorgeschriebene Dateiformat für die Langzeitarchivierung - in Europa und den USA. So verlangt beispielsweise der US Supreme Court, dass elektronisch eingereichte Akten im PDF/A-Standard vorliegen.

Die ISO-Norm 19005 (Dokumentenmanagement) führt aus: "PDF/A [...] bietet einen Mechanismus zur Darstellung elektronischer Schriftstücke in einer Weise, die ihr Erscheinungsbild über lange Zeit bewahrt, unabhängig von den Hilfsmitteln und Systemen, die zur Erstellung, Speicherung oder Anzeige der Dateien verwendet werden" (hier).

Im Wesentlichen zeichnet sich das PDF/A-Format dadurch aus, dass es Funktionen verbietet, die für die Daueraufbewahrung ungeeignet sind (z.B. Audio- und Videoinhalte, eingebettete Dateien, Passwörter, Verschlüsselung, Verknüpfung mit externen Inhalten, etc). Im Endeffekt müssen die Dateien in einem zukunftssicheren Dokumentenarchiv in sich geschlossen sein und alle wichtigen Merkmale wie Inhalt, Schrift und Farbe in sich enthalten.

Archivierung von E-Mails

Es gibt Fälle, in denen es erforderlich ist, E-Mails ausserhalb von Outlook (MS Exchange) zu speichern, z.B. um Nachrichten ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren, Korrespondenz zu einem bestimmten Thema zu gruppieren oder zur Beweissicherung im Rahmen einer "gesetzliche Aktensperre" (sog. "legal hold"). Damit wird verhindert, dass die Daten gelöscht, manipuliert oder nachträglich verändert werden und im Prozessfall nicht oder nicht in der gewünschten Form vorliegen.

Doch eine verlässliche E-mail Archivierungssoftware ist nicht nur für Juristen zentral. Sie ermöglicht es Behörden, Anfragen gemäss Öffentlichkeitsprinzip (hier) ordnungsgemäss nachzukommen.

Archivierung von Webseiten und Social Media

2017 veröffentlichte die amerikanische Finanzaufsicht FINRA (Financial Industry Regulatory Authority) ein Rundschreiben (hier), wonach jedes Unternehmen, das digitale Kommunikation betreibt, verpflichtet ist, Akten aufzubewahren. Dazu gehören Webseitendaten, Beiträge in sozialen Medien und andere Nachrichten.

Unterstützte Dateiformate

360 Documents unterstützt über 100 Dateitypen, darunter die vertrauten Dateiformate von MS Office und Apple:

• Word- und Textverarbeitung: .602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, .hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri
• Excel und Tabellenkalkulation: .122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx
• Powerpoint und Präsentationen: .c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi
• Bilder und Grafikformate: .bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg

360 Documents gruppiert über 2'000 Dateierweiterungen in 19 einprägsame Kategorien: PDF, Bilddateien, Textdateien, Excel und Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Outlook und PIM, Video-Dateien, Audio-Dateien, CAD, ECAD, Bioinformatik, Medizinische Bildgebung, Medizinische Signale, Geodaten, Programmcode, Datenbanken, Websites, Security, Andere

Anbindungen an Umsysteme

Dank Softwareintegrationen kann 360 Documents mit anderen Anwendungen verbunden werden:

• Anbindung an MS Outlook (hier) zur Archivierung von E-Mails und Anhängen direkt aus der bevorzugten Mailbox
• Anbindung an 360 Multibanking (hier), um Rechnungen direkt aus dem DMS heraus zu bezahlen und Kontostände bei über 50 Schweizer Banken über ein einziges Login und Dashboard einzusehen
• Anbindung an 360 Signatures (hier), um mit allen Signaturtypen unter ZertES und eIDAS elektronisch zu unterschreiben
• Anbindung an 360 Scanning (hier), um umfangreiche Papierarchive zu digitalisieren

Lizenzkosten

Das Preismodell von 360 Documents hängt von der Anzahl der Nutzer und dem gewünschten Speicherplatz ab:

KMU

• Bis zu 10 Arbeitsplätzen und insgesamt 100 GB: CHF 300 pro Monat
• Bis zu 20 Arbeitsplätzen und insgesamt 500 GB: CHF 600 pro Monat
• Bis zu 30 Arbeitsplätzen und insgesamt 1 TB: CHF 1'200 pro Monat

Mittelständische Firmen und öffentliche Verwaltung

• Über 30 Arbeitsplätze: CHF 700 pro Jahr und Nutzer
• Über 1'000 Arbeitsplätze: CHF 600 pro Jahr und Nutzer
• Über 10'000 Arbeitsplätze: CHF 500 pro Jahr und Nutzer
• Über 25'000 Arbeitsplätze: CHF 400 pro Jahr und Nutzer
  

360 Documents wird von 360core betrieben, gewartet und weiterentwickelt und ausschliesslich über das Internet im Rahmen einer SaaS-Lizenz zur Verfügung gestellt:

Vertragswerk

Rahmenvertrag

Der Rahmenvertrag für Cloud-Services (hier) ist der Grundvertrag, welcher die wichtigsten Punkte festlegt und die Rechtskonformität des Cloud-Services sicherstellt. Bei Widersprüchen geht der Rahmenvertrag in der Regel den Bestimmungen der Anhänge vor.

Anhang 1: Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung

Eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung - ABV (hier) ist im Schweizer Datenschutzrecht vorgeschrieben und gewährleistet eine gesetzeskonforme Umsetzung des Rahmenvertrags. Im Rahmen einer Auftragsbearbeitung bearbeitet der Auftragnehmer weisungsgemäss Personendaten.

Anhang 2: Informationssicherheit

Der Anhang zur Datensicherheit (hier) gibt Aufschluss zur Sicherheit der anvertrauten Daten und IT-Systeme. Die Sicherheitsanweisungen sind Minimalforderungen, welche vond den Parteien je im eigenen Verantwortlichkeitsbereich umgesetzt werden müssen. Die Anforderungen dürfen nicht reduziert, können aber nach individuellen Bedürfnissen verschärft werden.

Anhang 3: Leistungsvereinbarung

Die Leistungsvereinbarung (hier) legt die konkreten Leistungen von 360core inklusive der damit verbundenen Kosten fest. Letztere werden vom Anbieter in der Regel als Paket angeboten. Kunden müssen überprüfen, ob dieses "Paket" ihren Bedürfnissen entspricht. Es ist auch darauf zu achten, dass alle geschuldeten Eigenschaften und Leistungen detailliert aufgeführt sind.

Anhang 4: Lizenzbedingungen

Lizenzbedingungen des Anbieters und allfälliger Dritter.

Gegebenenfalls

Separater Vertrag für die Installation, Datenmigration und Erstkonfiguration.

Schnellstart

Datenerfassung: Hochladen, Outlook, Scanning

OCR-Technologie: Intelligente Texterkennung

Indexierung entlang Ihrer Ordnungsstrukturen

Volltextsuche mit Hervorhebung Suchresultat

Geschäftslogik

• Dokumente sowie Metadaten erfassen: Hochladen, Drag & Drop aus Outlook, Massenscannen, API
• Support von über 100 Dateitypen: Arbeit mit allen gängigen Dateiformaten
• Filesharing: Dokumente intern und extern teilen, Kennwortschutz und Gültigkeitsdauer von Links verwenden
• E-Mail-Anlagen erfassen: als verlinkte Akten oder eine einzige Sammelakte
• Akten aus externen Systemen importieren: Akten einzeln oder im Stapel migrieren
• Herkunftsdatum: Bei Migrationen Aufbewahrungsauslöser setzen, der zeitlich vor dem Datum der Erstellung der Akte in 360 Documents liegen
• Akten in Prozesse einbinden: Kommentieren, "To Do" Notizen, Metadaten validieren, Verträge rechtskonform nach ZertES oder eIDAS digital signieren
• Aktenduplikate erstellen: zur Verwendung in mehreren Geschäftskontexten (z.B. gleichzeitig in der Buchhaltung und Personalabteilung)
• Lifecycle Management: Statistik über Erstellung, Nutzung und Aussonderung von Akten führen
• Archivierung von Webseiten
  

Benutzbarkeit

• Praxisnahe In-App-Dokumentation in 4 Sprachen u.a. über die Grundlagen und Begrifflichkeit der ordnungsgemässen Aktenführung
• Firmenweite Volltextsuche: Intelligente Filter, Stichwort- und Synonymsuche in DE, EN, FR, IT
• Texterkennung (OCR) und Extraktion von Geschäftsdaten: modernste Computer Vision-Technologie mit hohen Vertrauenswerten
• Massive Datenextraktion: Automatisches Erkennen und Erfassen bestehender Metadaten 
• Automatische Belegerkennung: über 30 Dokumenttypen (Rechnungen, Pässe, Formulare, etc.)
• Business Intelligence: Übersetzen, Zusammenfassen und Befragen von PDFs mit branchenführenden LLMs
• Service für benutzerdefinierte Metadaten: Eigene Attribute für Dokumente erstellen und erfassen
• Service für Metadatentemplates: Erstellung und Bewirtschaftung von Templates für Metadaten
• Eigene Metadaten nach syntaktischen Standards validieren: Booleans, Enums, Zahlen, Textstring, URLs, Zeitstempel, etc.
• Klassifizierungsservice: Akten und Dossiers nach Geschäftskontext klassifizieren (Buchhaltung, HR, Vertrieb, GwG Abklärungen, etc.)
• Erstellung und Bewirtschaftung von Geschäftsklassen
  

Regulatorik

• Konformität mit globalen Normen: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
• Konformität mit Schweizer Normen: OR, GeBüV, DSG, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (Schweizer Aufbewahrungspläne sind bereits vorkonfiguriert)
• Aufbewahrungsservice: Aufbewahrungspläne für Akten und Ordner definieren und bei neuen gesetzlichen oder geschäftlichen Rahmenbedingungen aktualisieren
• Verwahrung von Restmetadaten nach Aktenvernichtung: nicht zu löschende Metadaten dynamisch festlegen
• Konformität mit dem Schweizer Datenschutzgesetz: Einhaltung von Art. 25 ff. DSG ("Rechte der betroffenen Person"), insbesondere hinsichtlich der Möglichkeit, Auskunft über "die Aufbewahrungsdauer der Personendaten" zu erteilen
• Service für gesetzliche Aktensperren: Unterbruch der Aufbewahrungsdauer bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen
• Übergabe: Ablieferung von archivwürdigen Akten an die öffentliche Hand
• Aufbewahrungsauslöser definieren: Erstellungsdatum, Herkunftsdatum, letzter Aktenzuwachs, Dossierabschluss, benutzerdefiniert

Sicherheit

• Nutzerservice: kleinteilige Zugriffskontrolle auf Stufe Akte, Ordner, Geschäftskontext und Dokumenttyp, um das Zweckbindungsprinzip jederzeit zu gewährleisten ("need to know")
• Historische Nutzer zurückverfolgen: vollständige Rückverfolgung sämtlicher Handlungen aller Nutzer von 360 Documents
• Rollenservice: kleinteilige Vergabe von Nutzerrollen mit freier Zuweisung von über 200 Aktionsdefinitionen (ADF)
• Sicherheitslogbuch: Protokollierungen von allen Interaktionen mit 360 Documents
• Object Lock: Akten auf Netzwerkstufe vor jeglicher Änderung schützen
• Erzeugung von Prüfsummen zur Integritätsprüfung und Erkennung von Duplikaten
• Nutzer über 2FA authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten
• Malwareprüfung beim Hochladen von Dateien
• ISO 27001-zertifizierte Infrastrukturumgebung in Konformität mit den Anforderungen der FINMA
• 3-2-1 Backup: regelmässige Datensicherung in der Schweiz auf Bandlaufwerken, um Erpressungssoftware faktisch zu verunmöglichen

Bibliografie

360core Archivierungs-Add-In auf Microsoft AppSource (hier)

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Wechselkurse

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