Gesetzliche Aufbewahrungsdauer für Personaldossiers und Mitarbeiterakten in der Schweiz

Letzte Aktualisierung: 17. Mai 2025

"Das Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung der Mitarbeiterakten (in der Regel zu Beweiszwecken oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung wie etwa der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses) steht im Spannungsfeld mit der gesetzlichen Verpflichtung, Mitarbeiterdaten nur zweckgebunden aufzubewahren und stets schonend zu behandeln"

Definition und Typologie

Unter dem Personaldossier versteht man in der Schweiz die Gesamtheit aller Unterlagen, die einen Mitarbeiter vom Eintritt bis zum Austritt aus dem Arbeitsverhältnis betreffen:

Kontaktdaten und Adresse
Bewerbungsunterlagen: Ausweise, Lebenslauf, Referenzen, Ausbildungen, Zeugnisse, Diplome, etc.
Ergebnisse allfälliger Tests im Rahmen des Anstellungsverfahrens
Arbeitsvertrag und Anhänge
Bankverbindungen sowie Versicherungsdaten
Lohnabrechnungen sowie Lohnausweis
Angaben zu Arbeitszeiten, Krankschreibungen (Arztzeugnisse), Abwesenheiten und Ferien
Weiterbildungen und Karriereplanung
Angaben zu Disziplinarmassnahmen: Verwarnungen, Vermerke zu Vorfällen, Sanktionen
Korrespondenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Registerauszüge: Strafregisterauszug, Auszug aus dem Betreibungsregister

Regelmässige Aktendurchsicht

Personendaten dürfen in der Schweiz nur nach dem Verhältnismässigkeitsprinzip und dem Grundsatz von Treu und Glauben bearbeitet werden (Art. 6 Abs. 2 DSG). Schweizer Personalabteilungen dürfen Mitarbeiterakten nur dann in das Personaldossier aufnehmen, wenn sie (i) "dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen" oder (ii) "zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind" (Art. 328b OR).

Aus diesem Grund müssen Schweizer Personaldossiers regelmässig überprüft und bereinigt (ausgesondert) werden, um sicherzustellen, dass sie (i) richtig (ii) aktuell und (iii) erforderlich sind. Unrichtige und unvollständige Personendaten sind zu berichtigen und Dokumente, welche "zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind" müssen vernichtet oder anonymisiert werden (Art. 6 Abs. 4 und 5 DSG).

Auskunftsrecht des Arbeitnehmers

Nach Schweizer Datenschutzrecht haben alle Angestellten in der Schweiz das Recht, den Inhalt ihres Personaldossiers einzusehen. Ein entsprechender Antrag auf Einsicht muss grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen kostenlos beantwortet werden (Art. 25 DSG).

Das Recht auf Auskunft über den Inhalt der Personalakte umfasst insbesondere das Recht auf Einsichtnahme in:

die bearbeiteten Personendaten als solche
den Bearbeitungszweck
die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer
die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Personendaten, soweit sie nicht beim Mitarbeiter beschafft wurden
gegebenenfalls das Vorliegen einer automatisierten Einzelentscheidung sowie die Logik, auf der die Entscheidung beruht
gegebenenfalls die Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, denen Personendaten bekanntgegeben werden, einschliesslich gegebenenfalls ausländischer Staaten oder internationaler Körperschaften

Schweizer Aufbewahrungsfristen für Personaldossiers

Das Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung der Mitarbeiterakten (in der Regel zu Beweiszwecken oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung wie etwa der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses) steht im Spannungsfeld mit der gesetzlichen Verpflichtung, Mitarbeiterdaten nur zweckgebunden aufzubewahren und stets schonend zu behandeln.

In der Schweiz müssen Personaldossiers daher grundsätzlich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet werden. Und obwohl das Schweizer Recht keine ausdrücklichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten vorsieht, sind in der Praxis des Schweizer Personalwesens folgende Aufbewahrungsdauern zu beobachten:

Unterlagen abgelehnter Bewerbungskandidaten: zu vernichten unmittelbar nach Abschluss des Auswahlverfahrens
Unterlagen zu allfälligen Lohnforderungen: 5 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs (Art. 128a i.V.m. Art. 130 Abs. 1 OR)
Unterlagen zur Erstellung, Begründung, Korrektur oder Ergänzung eines Arbeitszeugnisses: 10 Jahre ab Austrittsdatum (Art. 330a OR)
Lohnbuchhaltung: 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres in dem der letzte Eintrag vorgenommen wurde

Der Begriff der Lohnforderung ist sehr weit auszulegen und betrifft alle Forderungen, welche Arbeit abgelten. Dazu gehören auch Gratifikation und ähnliche Abgeltungen wie Boni oder Erfolgsbeteiligungen, Entschädigungen für Überstunden, Überzeit, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit (Grundlohn und Zuschläge), Ferienlohn, Ferienanspruch und der Lohn bei unverschuldeter Verhinderung an der Arbeit (Lohnfortzahlung gemäss Art. 324a OR).

Die unbefristete Speicherung von Mitarbeiterdaten ist in der Schweiz nicht zulässig.

Schnellstart

Datenerfassung: Hochladen, Outlook, Scanning

OCR-Technologie: Intelligente Texterkennung

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Produktmerkmale von 360 Documents

Geschäftslogik

Dokumente sowie Metadaten erfassen: Hochladen, Drag & Drop aus Outlook, Massenscannen, API
Support von über 100 Dateitypen: Arbeit mit allen gängigen Dateiformaten
Filesharing: Dokumente intern und extern teilen, Kennwortschutz und Gültigkeitsdauer von Links verwenden
E-Mail-Anlagen erfassen: als verlinkte Akten oder eine einzige Sammelakte
Akten aus externen Systemen importieren: Akten einzeln oder im Stapel migrieren
Herkunftsdatum: Bei Migrationen Aufbewahrungsauslöser setzen, der zeitlich vor dem Datum der Erstellung der Akte in 360 Documents liegen
Akten in Prozesse einbinden: Kommentieren, "To Do" Notizen, Metadaten validieren, Verträge rechtskonform nach ZertES oder eIDAS digital signieren
Aktenduplikate erstellen: zur Verwendung in mehreren Geschäftskontexten (z.B. gleichzeitig in der Buchhaltung und Personalabteilung)
Lifecycle Management: Statistik über Erstellung, Nutzung und Aussonderung von Akten führen
Archivierung von Webseiten

Benutzbarkeit

Praxisnahe In-App-Dokumentation in 4 Sprachen u.a. über die Grundlagen und Begrifflichkeit der ordnungsgemässen Aktenführung
Firmenweite Volltextsuche: Intelligente Filter, Stichwort- und Synonymsuche in DE, EN, FR, IT
Texterkennung (OCR) und Extraktion von Geschäftsdaten: modernste Computer Vision-Technologie mit hohen Vertrauenswerten
Massive Datenextraktion: Automatisches Erkennen und Erfassen bestehender Metadaten
Automatische Belegerkennung: über 30 Dokumenttypen (Rechnungen, Pässe, Formulare, etc.)
Business Intelligence: Übersetzen, Zusammenfassen und Befragen von PDFs mit branchenführenden LLMs
Service für benutzerdefinierte Metadaten: Eigene Attribute für Dokumente erstellen und erfassen
Service für Metadatentemplates: Erstellung und Bewirtschaftung von Templates für Metadaten
Eigene Metadaten nach syntaktischen Standards validieren: Booleans, Enums, Zahlen, Textstring, URLs, Zeitstempel, etc.
Klassifizierungsservice: Akten und Dossiers nach Geschäftskontext klassifizieren (Buchhaltung, HR, Vertrieb, GwG Abklärungen, etc.)
Erstellung und Bewirtschaftung von Geschäftsklassen

Regulatorik

Konformität mit globalen Normen: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
Konformität mit Schweizer Normen: OR, GeBüV, DSG, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (Schweizer Aufbewahrungspläne sind bereits vorkonfiguriert)
Aufbewahrungsservice: Aufbewahrungspläne für Akten und Ordner definieren und bei neuen gesetzlichen oder geschäftlichen Rahmenbedingungen aktualisieren
Verwahrung von Restmetadaten nach Aktenvernichtung: nicht zu löschende Metadaten dynamisch festlegen
Konformität mit dem Schweizer Datenschutzgesetz: Einhaltung von Art. 25 ff. DSG ("Rechte der betroffenen Person"), insbesondere hinsichtlich der Möglichkeit, Auskunft über "die Aufbewahrungsdauer der Personendaten" zu erteilen
Service für gesetzliche Aktensperren: Unterbruch der Aufbewahrungsdauer bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen
Übergabe: Ablieferung von archivwürdigen Akten an die öffentliche Hand
Aufbewahrungsauslöser definieren: Erstellungsdatum, Herkunftsdatum, letzter Aktenzuwachs, Dossierabschluss, benutzerdefiniert

Sicherheit

Nutzerservice: kleinteilige Zugriffskontrolle auf Stufe Akte, Ordner, Geschäftskontext und Dokumenttyp, um das Zweckbindungsprinzip jederzeit zu gewährleisten ("need to know")
Historische Nutzer zurückverfolgen: vollständige Rückverfolgung sämtlicher Handlungen aller Nutzer von 360 Documents
Rollenservice: kleinteilige Vergabe von Nutzerrollen mit freier Zuweisung von über 200 Aktionsdefinitionen (ADF)
Sicherheitslogbuch: Protokollierungen von allen Interaktionen mit 360 Documents
Object Lock: Akten auf Netzwerkstufe vor jeglicher Änderung schützen
Erzeugung von Prüfsummen zur Integritätsprüfung und Erkennung von Duplikaten
Nutzer über 2FA authentifizieren, bevor sie Zugriff erhalten
Malwareprüfung beim Hochladen von Dateien
Schweizer Datenzentren in Konformität mit ISO 27001 und den Anforderungen der FINMA
3-2-1 Backup: regelmässige Sicherheitskopien auf Magnetbändern in der Schweiz, um Erpressungssoftware abzuwehren

Bibliografie

360core Archivierungs-Add-In auf Microsoft AppSource (hier)

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter - EDÖB (2024) Verschiedene Phasen des Arbeitsverhältnisses. Welche Daten dürfen Arbeitgeber bearbeiten? Wie müssen sie vorgehen? (hier)

Jeannine Dehmelt, Marc Ph. Prinz (2024) Personaldossier: Den Datenschutz sicherstellen (hier)

Julia Gschwend (2022) Personaldossier und Datenschutz - was Sie darüber wissen müssen (hier)

William Saffady (2019) Global Requirements for Personnel Records: A Survey of Laws and Regulations (hier)

Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz - DSG (2023) (hier)

Weisung des Personalamtes des Kantons Zürich (2022) Umgang mit Personaldossiers (hier)

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