Sistema di gestione dei record e di archiviazione elettronica di documenti per aziende svizzere e pubbliche amministrazioni con elevati obblighi di trasparenza

"360 Documents protegge i documenti più importanti e li fa rivivere"

Rispettare gli obblighi di conservazione svizzeri.

I suoi documenti contabili, i dossier del personale, i dati degli studenti, le cartelle cliniche ed i giustificativi LRD sono attualmente archiviati in conformità con la legge (CO, Olc, LIVA, LPD, FMH, OLR-FINMA)?

Ridurre la dipendenza da fornitori esterni.

Ricuperi il controllo dei suoi dati repatriando i documenti dispersi presso terze parti (fiduciari, fornitori IT, One Drive, Microsoft Sharepoint) sottoponendoli a una governance centrale.

Un unico repertorio - un'unica fonte di verità.

Ottenga una visione globale su chi può ispezionare quali file ed eviti errori concedendo agli utenti l'accesso alle stesse informazioni standardizzate tramite un unico portale per i diritti di accesso.

Trasformare i dati non strutturati in preziose osservazioni.

Utilizzi l'OCR per inserire dati grezzi in una logica aziendale. Riassuma lunghi PDF e ottenete risposte alle vostre domande esclusivamente con le conoscenze dell'azienda (e non con quelle di Internet).

Trasmettere le conoscenze aziendali ai collaboratori.

Faciliti ai suoi gruppi la ricerca e l'elaborazione dei documenti. Integra l'archivio nel flusso di lavoro quotidiano e riduci il rischio di sanzioni a causa dell'impossibilità di trovare vecchi record.

Modello pay as you go (PAYG) con memoria dinamica.

Ottimizzi i costi di archiviazione nel cloud pubblico con lo smart tiering, trasferendo automaticamente i documenti utilizzati raramente in una classe di archiviazione più economica.

Cosa offre 360 Documents?

360 Documents è un sistema svizzero di gestione documentale (DMS) ad alta disponibilità e una soluzione di archiviazione in Svizzera con ampie funzionalità di conservazione et di ciclo di vita dei documenti per organizzazioni con elevati requisiti di rendicontabilità.

360 Documents conforme alla norma ISO 15489 ("Records Management") e all'Ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc): tutte le interazioni con i documenti vengono registrate. Un motivo per utilizzare 360 Documents è quindi l'aumento del valore probatorio degli atti grazie al modo in cui sono stati gestiti in modo dimostrabile.

La facilità d'uso è molto importante: 360 Documents consente alle aziende e alle autorità pubbliche svizzere di estrarre e indicizzare un'ampia gamma di metadati durante l'acquisizione di documenti - anche utilizzando le proprie caratteristiche istituzionali - e di applicare piani di conservazione dettagliati, a seconda della funzione operativa che il documento rappresenta.

I periodi di conservazione legale per i principali tipi di documenti in Svizzera sono già preconfigurati in 360 Documents:

Settore privato

• Giustificativi contabili: da conservare per 10 anni a decorrere dalla fine dell'esercizio in cui è stata effettuata l'ultima registrazione (qui)
• Dossier del personale: da conservare per 5 a 10 anni a decorrere dalla data di uscita (qui)
• Giustificativi LRD: da conservare per 10 anni (in Svizzera) a decorrere dalla cessazione della relazione d’affari (qui)
• Transazioni LRD: da conservare per 10 anni (in Svizzera) a decorrere dalla conclusione della transazione

Settore pubblico

• Cartelle cliniche: da conservare per 20 anni a decorrere dall'ultima registrazione (qui)
• Dati degli allievi: da conservare da 1 a 50 anni a decorrere dalla fine della carriera scolastica e in ogni caso fino dalla scadenza del termine di ricorso (art. 91d LSc) (qui)
• Fascicoli universitari: da conservare per 20 anni a decorrere dalla data dell’esame o dalla data di completamento del programma

Pubblica amministrazione

• Fascicoli di stato civile: da conservare per 50 anni
• Documenti del recupero crediti e dell'ufficio comunale: da conservare per 2 / 10 / 15 / 20 / 30 anni
• Fascicoli di procedimenti di tutela: da conservare per 50 anni
• Fascicoli di procedimenti di adozione: da conservare per 100 anni
• Fascicoli di assistenza sociale: da conservare per 15 anni
• Fascicoli personale: da conservare per 10 anni
• Documenti del fondo pensione: da conservare per 10 anni
• Bilancio, conti annuali e relazione annuale: da conservare per 50 anni
• Contabilità e inventario: da conservare per 30 anni
• Giustificativi contabili: da conservare per 10 anni
• Documenti fiscali: da conservare per 25 anni
• Documenti relativi all' IVA: da conservare per 10 anni

Il software multilingue nel cloud svizzero offre ai suoi utenti una serie di meccanismi di ricerca avanzati, dalla ricerca letterale a quella per sinonimi, fino alla richiesta mirata di LLM.

Quali funzioni deve avere un moderno software di gestione dei record?

Con un archivio digitale nel cloud, un'azienda svizzera può archiviare elettronicamente i suoi documenti importanti senza dover conservare gli originali. Un sistema di gestione documentale (DMS) moderno e conforme alla legge è in realtà il prerequisito per molti progetti di digitalizzazione in Svizzera.

Oggi, nelle aziende svizzere, quasi tutti i collaboratori entrano in contatto con documenti. Per questo motivo, un buon sistema di gestione dei record o di gestione dei contenuti aziendali (ECM) in Svizzera deve soddisfare le esigenze di una vasta gamma di gruppi di utenti:

• Per la direzione è importante mantenere una panoramica di tutte le risorse informative e gestire in modo semplice i diritti di accesso basati sui ruoli (RBAC) tramite un sistema di autorizzazioni intuitivo
• Per l'ufficio legale è fondamentale che i file PDF archiviati siano conformi agli obblighi di conservazione previsti dalla legge e possano essere utilizzati come prove in tribunale
• Per la contabilità e il controlling ha importanza la possibilità di collegare in modo logico i documenti archiviati con un comune software di contabilità
• Il revisore esterno apprezza la possibilità di controllare i documenti direttamente nel sistema primario presso l'ente produttore, senza dover creare una sala dati speciale
• I collaboratori nell'area operativa desiderano reintegrare immediatamente i documenti archiviati nei processi aziendali quotidiani e accedervi in pochi millisecondi
• E il reparto IT cerca modi per trasferire i dati ai sistemi periferici tramite API, garantire la protezione dei documenti dagli attacchi informatici e, se necessario, migrare senza problemi in un altro data center

360 Documents consente la digitalizzazione trasversale delle attività operative

• Rispettare la legge svizzera, in particolare gli obblighi di conservazione delle fatture e dei giustificativi contabili (qui)
• Digitalizzare la contabilità, il controlling e la revisione in un solo colpo: la conservazione elettronica dei libri di commercio (qui) rende tutti i documenti da archiviare a portata di mano nel quotidiano e il temuto controllo dell'IVA (qui) potrà svolgersi in modo digitale
• Si beneficia di tempi di accesso più rapidi (millisecondi) rispetto agli archivi su nastri magnetici e altri supporti di archiviazione locali e si risparmiano al personale i relativi costi di amministrazione IT
• Sfruttare i cosiddetti "dark data": si tratta di dati nascosti (qui) che una azienda elabora nell'ambito delle sue normali attività, ma che non è in grado di vedere o riconoscere
• Operazionalizzare i dati operativi in tutta l'organizzazione con un'unica fonte di verità (SSoT): coinvolgere i clienti, automatizzare i processi aziendali e promuovere la collaborazione eliminando i silos informativi
• Definire e monitorare con precisione i controlli di accesso a singoli documenti, data room o interi mercati e concedere autorizzazione a stakeholder esterni come contabili, revisori, organi di vigilanza, autorità di sorveglianza, azionisti o investitori
• Si può utilizzare l'elaborazione intelligente dei documenti (qui) per trasformare i dati grezzi in analisi aziendali e lasciarsi sorprendere da correlazioni inaspettate

Trigger per il periodo di conservazione ("trigger di archiviazione")

In Svizzera, il periodo di archiviazione obbligatoria decorre tipicamente al termine di un periodo di osservazione (ad esempio, l'anno fiscale) o dell'ultimo negozio giuridico (ad esempio, dopo la liquidazione di una società, la risoluzione di un contratto di mandato, la fine del contratto di trattamento medico, la fine di un intervento).

Dove e come devono essere conservati i documenti da archiviare per essere considerati autentici in tribunale?

Secondo il Codice delle obbligazioni svizzero, i documenti giustificativi devono essere conservati "su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, sempreché sia garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e possano essere resi leggibili in ogni momento" (art. 958f cpv. 3 CO).

L'Ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio è la disposizione attuativa del CO, che specifica i principi in base ai quali i documenti devono essere archiviati in Svizzera:

• Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione): "I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile" (art. 3 Olc).
• Documentazione: "A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili. Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni" (art. 4 Olc).
• Disponibilità: "I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione"(art. 6 Olc).
• Archivio: "Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati" (art. 8 Olc).

Qual è la funzione di PDF/A?

PDF/A sta per Portable Document Format (la A sta per archiviabile). A differenza del Tag Image File Format (TIFF), anch'esso adatto all'archiviazione, il PDF/A gode di un elevato livello di accettazione in tutti i settori. È praticamente il formato di file prescritto per la conservazione a lungo termine, sia in Europa che negli Stati Uniti. Ad esempio, la Corte Suprema degli Stati Uniti richiede che i documenti presentati elettronicamente siano in standard PDF/A.

La norma ISO 19005 (gestione dei documenti) precisa: "PDF/A [...] fornisce un meccanismo per rappresentare i documenti elettronici in modo da preservarne l'aspetto nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o visualizzare i file" (qui).

In sostanza, il formato PDF/A si caratterizza per il fatto di vietare le funzioni non adatte all'archiviazione permanente (ad esempio, contenuti audio e video, file inseriti, protezione con password, crittografia, riferimenti a contenuti esterni, ecc.) In definitiva, i file di un archivio documentario svizzero durevole devono essere autonomi e recare in sé tutte le caratteristiche importanti quali il contenuto, i caratteri e i colori.

Archiviazione delle e-mail

In alcuni casi è necessario archiviare le e-mail con rilevanza operativa al di fuori di Outlook (MS Exchange), ad esempio per conservare i messaggi di ex collaboratori, per raggruppare (strutturare) la corrispondenza su un tema specifico (dossier) o per conservare prove nell'ambito di un «disposal hold» o «blocco legale». L'archiviazione delle e-mail impedisce che la corrispondenza commerciale venga successivamente cancellata, manipolata o modificata e che non sia disponibile o non possa essere utilizzata come prova in caso di contenzioso.

Tuttavia, un software affidabile per l'archiviazione delle e-mail non è fondamentale solo per gli avvocati. Consente alle autorità pubbliche di soddisfare correttamente le richieste in conformità al principio di trasparenza (qui).

Archiviazione di siti web e post sui social media

Nel 2017, la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) statunitense ha pubblicato una circolare (qui) che impone a tutte le aziende che si occupano di comunicazioni digitali di conservare i documenti. Ciò include i dati dei siti web, i post sui social media e altri messaggi.

360 Documents: Formati di file supportati

360 Documents supporta oltre 100 tipi di file, tra cui i formati più noti di MS Office e Apple:

• Formati di file Word e di trattamento testi: .602, .abw, .cwk, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .fb2, .fodt, . hwp, .lrf, .mw, .odm, .odt, .oth, .otp, .otm, .ott, .pages, .pdb, .rtf, .stw, .sxg, .sxw, .txt, .wpd, .wps, .wri
• Formati Excel e fogli di calcolo: .122, .csv, .dbf, .dif, .fods, .gnumeric, .numbers, .ods, .ots, .qpw, .slk, .sxc, .tsv, .wb1, .wk1, .wks, .wq1, .wq2, .xla, .xlr, .xls, .xlsb, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx
• Formati PowerPoint e di presentazione: .c, .cgm, .fodp, .odp, .otp, .pot, .potm, .potx, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .sti, .sxi
• Immagini e formati grafici: .bmp, .cdr, .dxf, .emf, .fh, .fodg, .gif, .jpeg, .jpg, .odg, .otg, .p65, .pdf, .pdfa .png, .pub, .std, .svg, .sxd, .tiff, .vsd, .vsdx, .vss, .wmf, .wpg

360 Documents raggruppa automaticamente oltre 2'000 estensioni di file in 19 categorie facili da ricordare: PDF, File immagine, File di testo, Excel e fogli di calcolo, Presentazioni, Elementi di Outlook e PIM, File video, File audio, CAD, ECAD, Bioinformatica, Immagini mediche, Segnali medici, Geodati, Codice informatico, Basi di dati, Siti web, Sicurezza, Altri.

360 Documenti: Integrazioni

Le integrazioni software aiutano le organizzazioni a collegare 360 Documents ad altre applicazioni:

• Connessione a MS Outlook (qui) per archiviare e-mail e allegati direttamente dalla casella di posta preferita
• Connessione a 360 Multibanking (qui) per pagare le fatture e visualizzare i saldi dei conti di oltre 50 banche svizzere tramite un unico login e dashboard
• Connessione a 360 Signatures (qui) per firmare elettronicamente con tutti i tipi di firma digitale secondo FiEle e eIDAS
• Connessione a 360 Scanning (qui) per digitalizzare ampi archivi cartacei

360 Documents: Costi della licenza

Il modello di prezzo di 360 Documents dipende dal numero di utenti e dallo spazio di archiviazione desiderato.

PMI

• Fino a 10 postazioni di lavoro e un totale di 300 GB: CHF 300 al mese
• Fino a 20 postazioni di lavoro e un totale di 600 GB: CHF 600 al mese
• Fino a 30 postazioni di lavoro e un totale di 1 TB: CHF 1'200 al mese

AZIENDE E AUTORITÀ PUBBLICHE

• Oltre 30 postazioni di lavoro: CHF 700 all'anno per utente
• Oltre 1'000 postazioni di lavoro: CHF 600 all'anno per utente
• Oltre 10'000 postazioni di lavoro: CHF 500 all'anno per utente
• Oltre 25'000 postazioni di lavoro: CHF 400 all'anno per utente

360 Documents è gestito, mantenuto e ulteriormente sviluppato da 360core SA e reso disponibile via Internet tramite una licenza SaaS.

Avvio rapido

Ingestione dati: Upload, Outlook, scansione

Tecnologia OCR: Riconoscimento del testo

Indicizzazione lungo le vostre strutture di cartelle

Ricerca full-text con evidenziazione dei risultati

Logica aziendale

• Cattura di documenti e metadati: Upload, drag & drop da Outlook, scansione di massa o richiesta API
• Supporto per più di 100 tipi di file: Lavorare con tutti i più comuni formati di file
• Condividere i file: All'interno e all'esterno, protezione password e impostare un periodo di validità per i link
• Cattura degli allegati e-mail: Importare allegati come molteplici record correlati o come un record collettivo
• Importare file da sistemi esterni: Singolarmente o in batch
• Data di origine: Per le migrazioni, impostare un trigger di conservazione prima della creazione in 360 Documents
• Integrare documenti in processi: Commentare, creare note “da fare”, convalidare i metadati, firmare elettronicamente i contratti secondo la FiEle svizzera o l'eIDAS europea
• Duplicazione dei documenti: Per l'utilizzo in diversi contesti operativi (ad esempio, nei reparti di contabilità e risorse umane)
• Gestione del ciclo di vita dei record: Statistiche sulla creazione, l'utilizzo e le misure legate alla destinazione finale dei record
• Archiviazione di siti web
  

Usabilità

• Documentazione intuitiva in-app con le basi e la terminologia di una corretta gestione dei record
• Ricerca full-text a livello aziendale: Filtri di ricerca intelligenti, parole chiave e sinonimi in IT, EN, DE, FR
• Riconoscimento di testo (OCR) ed estrazione di dati aziendali: Stack di computer vision leader con punteggi di confidenza elevati
• Estrazione di dati su vasta scala: Rilevamento automatico e acquisizione di metadati esistenti
• Riconoscimento di documenti: Oltre 30 tipi di documenti (fatture, passaporti, biglietti, ecc.)
• Business intelligence: Traduzione, sintesi e interrogazione dei PDF tramite LLM
• Servizio di metadati: Creare metadati contestuali
• Template di metadati: Creare e mantenere modelli propri
• Convalidare i propri metadati tramite schemi: Booleano, Enum, numeri, stringa di testo, URL, telefono, data
• Servizio di classificazione operativa: Associare documenti e cartelle al loro contesto operativo (contabilità, risorse umane, vendite, ecc.)
• Creare e mantenere delle classificazioni funzionali
  

Conformità

• Conformità agli standard globali: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010,
• Conformità agli standard svizzeri: CO, Olc, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164
• Piani svizzeri di conservazione installati
• Servizio di piani di conservazione: Definire o modificare dei piani per soddisfare esigenze legali
• Conservazione di metadati residui dopo la distruzione: Scelta libera in base ai requisiti applicabili
• Conformità alla LPD: Rispetto dell'art. 25 e segg. LPD ("Diritti della persona interessata"), in particolare per quanto riguarda la possibilità di fornire informazioni sulla "la durata di conservazione dei dati personali"
• Servizio di blocco legale: Sospendere il termine di conservazione durante processi o investigazioni
• Revisione prima dello smaltimento: Confermare prima della distruzione
• Versamento: Trasferire i record di valore continuo a un archivio statale
• Trigger di conservazione: data di creazione, data di origine, data di apertura o chiusura di una cartella, l’ultima aggiunta, trigger personalizzati

Sicurezza

• Servizio utenti: Regole di accesso a livello del record, della cartella, della classificazione funzionale e del tipo di documento per garantire che solo i collaboratori autorizzati possano accedere ai documenti
• Tracciabilità degli utenti storici: Rintracciamento completo delle azioni di tutti gli utenti precedenti di 360 Documents
• Servizio ruoli: Assegnare ruoli agli utenti scegliendo tra più di 200 definizioni di azione (DFA)
• Diario di sicurezza: Registrare tutte le interazioni con 360 Documents
• Object lock: Proteggere i record da qualsiasi alterazione a livello di rete
• Generazione di checksum per verificare l'integrità dei documenti e rilevare eventuali duplicati
• Autenticazione degli utenti tramite 2FA prima di concedere l'accesso
• Controlli antivirus durante il caricamento dei file
• Centri dati svizzeri conformi alla norma ISO 27001 e ai requisiti della FINMA
• Backup 3-2-1: copie di sicurezza su nastri magnetici in Svizzera per prevenire il ransomware

Bibliografia

360core componente aggiuntivo per l'archiviazione su Microsoft AppSource (qui)

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Maurizio Trifone (2013) Il Devoto-Oli dei sinonimi e contrari. Con analoghi, generici, inversi e gradazioni semantiche (qui)

Corsi di cambio

Ufficio federale della dogana e della sicurezza dei confini UDSC (2025) Corso del giorno (qui)