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Termine legale di conservazione dei documenti e giustificativi contabili in Svizzera


Ultimo aggiornamento: 17 maggio 2025

"Sono considerati giustificativi contabili in Svizzera i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile"

(art. 957a, cpv 3 CO)

Termini di conservazione dei documenti contabili in Svizzera


Ogni azienda con sede in Svizzera o con partita IVA svizzera deve conservare per 10 anni e in modo inalterabile i seguenti documenti giustificativi in un archivio conforme al CO (qui) e all'Olc (qui):


  • Tutti i documenti contabili, i libri di commercio, la relazione sulla gestione e la relazione di revisione (art. 958f cpv. 1 CO): da conservare per 10 anni a decorrere dalla fine dell'esercizio in cui è stata effettuata l'ultima registrazione
  • Il libro delle azioni e l'elenco degli aventi economicamente diritto (SA), il libro delle quote sociali (sagl), l'elenco dei soci (società cooperativa): da conservare per 10 anni a decorrere dalla cancellazione del proprietario o l'usufruttuario (SA) o dei soci in questione (art. 686 cpv. 5, art. 697l cpv. 3, art. 790 cpv. 1, art. 837 cpv. 2 CO)
  • Tutti i documenti giustificativi su cui si basa un'iscrizione in essi (art. 686 cpv. 5 CO): da conservare per 10 anni a decorrere dalla cancellazione della ditta nel registro di commercio (art. 590 cpv. 1, art. 747 cpv. 1 CO)
  • Tutti i documenti aziendali destinati a essere considerati probanti in un procedimento giudiziario o a influenzarlo (art. 8 CC)


Una volta scaduto il periodo di archiviazione legale di dieci anni, le società svizzere - comprese le banche - possono in generale rimuovere definitivamente i documenti in questione e si prescrivono tutte le azioni (art. 127 CO).


Nel 2017, l'Ombudsman delle banche svizzere ha trattato un interessante caso sui termini di conservazione e consegna dei documenti bancari (qui).


Definizione e tipologia


Sono considerati documenti contabili in Svizzera "i documenti scritti, redatti su supporto cartaceo, su supporto elettronico o in forma analoga, necessari per ricostruire un’operazione o un evento oggetto di una registrazione contabile".


I documenti contabili svizzeri comprendono le seguenti giustificativi:


  • Contratti
  • Fatture
  • Ricevute
  • Documenti di trasporto, documentazione di spedizione, bolle di consegna
  • Contabilità salariale: pagamenti salariali, assicurazioni sociali, contratti pensionistici
  • Corrispondenza commerciale (solo se rilevante per la contabilità)


Nel 2013 la Svizzera ha abolito l'obbligo legale generale di conservare lacorrispondenza commerciale.


Inoltre, non è obbligatorio archiviare gli atti pubblici e le iscrizioni nei registri pubblici, come gli estratti del registro di commercio svizzero e le iscrizioni nel registro fondiario (art. 9 CC).

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  • Cattura di documenti e metadati: Upload, drag & drop da Outlook, scansione di massa o richiesta API
  • Supporto per più di 100 tipi di file: Lavorare con tutti i più comuni formati di file
  • Condividere i file: All'interno e all'esterno, protezione password e impostare un periodo di validità per i link
  • Cattura degli allegati e-mail: Importare allegati come molteplici record correlati o come un record collettivo
  • Importare file da sistemi esterni: Singolarmente o in batch
  • Data di origine: Per le migrazioni, impostare un trigger di conservazione prima della creazione in 360 Documents
  • Integrare documenti in processi: Commentare, creare note “da fare”, convalidare i metadati, firmare elettronicamente i contratti secondo la FiEle svizzera o l'eIDAS europea
  • Duplicazione dei documenti: Per l'utilizzo in diversi contesti operativi (ad esempio, nei reparti di contabilità e risorse umane)
  • Gestione del ciclo di vita dei record: Statistiche sulla creazione, l'utilizzo e le misure legate alla destinazione finale dei record
  • Archiviazione di siti web

Usabilità


  • Documentazione intuitiva in-app con le basi e la terminologia di una corretta gestione dei record
  • Ricerca full-text a livello aziendale: Filtri di ricerca intelligenti, parole chiave e sinonimi in IT, EN, DE, FR
  • Riconoscimento di testo (OCR) ed estrazione di dati aziendali: Stack di computer vision leader con punteggi di confidenza elevati
  • Estrazione di dati su vasta scala: Rilevamento automatico e acquisizione di metadati esistenti
  • Riconoscimento di documenti: Oltre 30 tipi di documenti (fatture, passaporti, biglietti, ecc.)
  • Business intelligence: Traduzione, sintesi e interrogazione dei PDF tramite LLM
  • Servizio di metadati: Creare metadati contestuali
  • Template di metadati: Creare e mantenere modelli propri
  • Convalidare i propri metadati tramite schemi: Booleano, Enum, numeri, stringa di testo, URL, telefono, data
  • Servizio di classificazione operativa: Associare documenti e cartelle al loro contesto operativo (contabilità, risorse umane, vendite, ecc.)
  • Creare e mantenere delle classificazioni funzionali

Conformità


  • Conformità agli standard globali: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010,
  • Conformità agli standard svizzeri: CO, Olc, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164
  • Piani svizzeri di conservazione installati
  • Servizio di piani di conservazione: Definire o modificare dei piani per soddisfare esigenze legali
  • Conservazione di metadati residui dopo la distruzione: Scelta libera in base ai requisiti applicabili
  • Conformità alla LPD: Rispetto dell'art. 25 e segg. LPD ("Diritti della persona interessata"), in particolare per quanto riguarda la possibilità di fornire informazioni sulla "la durata di conservazione dei dati personali"
  • Servizio di blocco legale: Sospendere il termine di conservazione durante processi o investigazioni
  • Revisione prima dello smaltimento: Confermare prima della distruzione
  • Versamento: Trasferire i record di valore continuo a un archivio statale
  • Trigger di conservazione: data di creazione, data di origine, data di apertura o chiusura di una cartella, l’ultima aggiunta, trigger personalizzati

Sicurezza


  • Servizio utenti: Regole di accesso a livello del record, della cartella, della classificazione funzionale e del tipo di documento per garantire che solo i collaboratori autorizzati possano accedere ai documenti
  • Tracciabilità degli utenti storici: Rintracciamento completo delle azioni di tutti gli utenti precedenti di 360 Documents
  • Servizio ruoli: Assegnare ruoli agli utenti scegliendo tra più di 200 definizioni di azione (DFA)
  • Diario di sicurezza: Registrare tutte le interazioni con 360 Documents
  • Object lock: Proteggere i record da qualsiasi alterazione a livello di rete
  • Generazione di checksum per verificare l'integrità dei documenti e rilevare eventuali duplicati
  • Autenticazione degli utenti tramite 2FA prima di concedere l'accesso
  • Controlli antivirus durante il caricamento dei file
  • Centri dati svizzeri conformi alla norma ISO 27001 e ai requisiti della FINMA
  • Backup 3-2-1: copie di sicurezza su nastri magnetici in Svizzera per prevenire il ransomware

Bibliografia


360core componente aggiuntivo per l'archiviazione su Microsoft AppSource (qui)


BDO (2021) Elektronische Buchführung und -belege aus mehrwertsteuerlicher Sicht (qui)


EXPERTsuisse (2014) Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, Band "Buchführung und Rechnungslegung" (qui)


Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto - LIVA (2018) (qui)


Ombudsman delle banche svizzere (Numero del caso 2017/26) Termini per la conservazione e la consegna di documenti bancari (qui)


Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio - Olc (2013) (qui)


Dieter Pfaff, Ruud Flemming (2019) Schweizer Leitfaden zum Internen Kontrollsystem (IKS) (qui)


Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (2019) Rechnungslegung nach Obligationenrecht, veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften (qui)


PwC Svizzera (2021) Electronic invoicing (e-invoicing). A guide for organisations and institutions (qui)


PwC Svizzera (2021) Confidence in your business procedures and information Information governance. Electronic archiving (qui)


Thomas Rautenstrauch (2023) Obligations de conservation: Dans la comptabilité et la tenue des comptes (qui)


William Saffady (2019) Retention of Accounting Records: A Global Survey of Laws and Regulations (qui)


Sikander von Bhicknapahari (2021) L’obligation légale de conservation (qui)

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