Gestion des documents avec
360 Documents
Conformité avec ISO 15489-1:2016 et l'Olico
Durée légale de conservation des documents et dossiers médicaux en Suisse
Dernière mise à jour: 17 mai 2025
«Il est reconnu que les entrées erronées ou manquantes dans le dossier médical ont un impact négatif sur les procédures judiciaires et facilitent l'administration des preuves pour le patient»
Définition et typologie
L’association professionnelle des médecins suisses FMH stipule dans son Code de déontologie, obligatoire pour tous ses membres, à l'article 12 intitulé Obligation de constituer un dossier et de le conserver (ici) que «dans l’exercice de sa profession, le médecin est tenu de prendre suffisamment de notes sur ses observations et les mesures qu’il a prises. Le dossier ainsi constitué doit être conservé au moins 20 ans après la dernière inscription».
En outre, selon le guide FMH: Bases juridiques pour le quotidien du médecin (ici), la relation entre le médecin et le patient est soumise aux dispositions du mandat simple: «En tant que mandataire, le médecin est tenu de rendre en tout temps des comptes à son patient (art. 400 al. 1 CO).Il doit tenir un dossier médical. Le devoir de prendre des notes et de documenter le dossier résulte également du Code de déontologie de la FMH» (p. 36).
En Suisse, l'étendue de l'obligation de consignation du médecin dans un dossier médical (DM) comprend notamment les justificatifs suivants:
- Documentation des données et des faits médicaux essentiels pour le traitement médical (ATF 141 III 363)
- Rapports médicaux pour garantir un traitement correct, notamment en cas de suivi par plusieurs praticiens ou de changement de médecin
- Documents pour la constitution de preuves en cas de plainte du patient pour erreur de traitement
- Documents relatifs au traitement: Diagnostic, radiographie, résultat de laboratoire, résultat d'imagerie, ordonnance (électronique), eMediplan (ici), rapport de soins, rapport d'opération, vidéo d'opération, rapport de sortie d'hôpital, etc.
- Correspondance avec d'autres prestataires de soins médicaux
- Explications documentées et consentement éclairé du patient avec la date et la teneur de l'entretien d'information (devoir d'information selon l'art. 10 du Code de déontologie de la FMH, ATF 133 III 121)
La tenue électronique du dossier médical est autorisée s'il est possible de retracer à tout moment qui a effectué quelles inscriptions et quand, et si les personnes non autorisées n'y ont pas accès. Est considérée comme non autorisée toute personne qui n'est pas impliquée dans le traitement, comme les assistants médicaux (AM), le personnel de bureau, etc.
Des copies de sécurité des dossiers médicaux doivent être réalisées en continu ou du moins régulièrement, et conservées à un autre endroit, à l'abri de tout accès non autorisé (des copies de sauvegarde hors site). La FMH préconise en principe de déterminer si les données et toutes les personnes qui y ont accès se trouvent en Suisse.
Il est reconnu que les entrées erronées ou manquantes dans le dossier médical ont un impact négatif sur les procédures judiciaires et facilitent l'administration des preuves pour le patient.
Dossier électronique du patient
Le dossier électronique du patient (DEP) est une plateforme suisse de partage de données et de documents relatifs à la condition physique, auxquels les patients peuvent donner accès (ici) à leurs prestataires de soins. Le dossier électronique du patient n'est en fait rien d'autre qu'une archive informatique cloud sécurisée, accessible de partout et sur laquelle les médecins et les patients peuvent télécharger des contenus. Le dossier électronique du patient ne libère toutefois pas les médecins de leur obligation de tenir une anamnèse de manière autonome.
Le dossier électronique du patient permet par exemple de conserver les directives anticipées (ici) datées et signées et de les avoir rapidement à portée de main dans les situations d'urgence médicale sans passer par le biais de la carte d'assuré (art. 370 à 373 CC).
L'Ordonnance suisse sur le dossier électronique du patient (ici) prescrit les obligations de conservation suivantes pour le DEP:
- Les données saisies dans le dossier électronique du patient par les professionnels de la santé doivent être détruites au bout de vingt ans (art. 10 al. 1 ODEP)
- Les supports de données doivent se trouver en Suisse et être régis par le droit suisse (art. 12 al. 5 ODEP)
- Enregistrement des accès: Tous les accès doivent être enregistrés et les données du journal d'accès doivent être accessibles pendant 10 ans sans pouvoir être effacées
Délai de conservation des dossiers médicaux en Suisse
Depuis 2023, la durée légale minimum de conservation des dossiers médicaux (documents de traitement et rapports médicaux) est de 20 ans dans la majorité des cantons suisses. La raison en est le droit suisse de la responsabilité civile, qui prévoit un délai de prescription de 20 ans en droit civil pour les prétentions résultant d'une faute médicale:
«En cas de mort d’homme ou de lésions corporelles résultant d’une faute contractuelle, l’action en dommages-intérêts ou en paiement d’une somme d’argent à titre de réparation morale se prescrit par trois ans à compter du jour où la partie lésée a eu connaissance du dommage et, dans tous les cas, par vingt ans à compter du jour où le fait dommageable s’est produit ou a cessé» (art. 128a CO).
En pratique, cela signifie que les médecins ont le fardeau de la preuve pendant 20 ans, qu'aucune lésion corporelle fautive n'a été commise. Si le dossier médical n'est plus disponible ou n'est pas complet, le médecin n'aura aucune possibilité de se défendre en cas de plainte en responsabilité.
En même temps, la gestion des dossiers patients conforme à la protection des données (ici) exige que les documents qui ne sont plus nécessaires à des fins probatoires soient régulièrement détruits (triés).
Démarrage rapide
Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner
Technologie OCR: reconnaissance caractères
Indexation le long de votre structure de dossiers
Recherche plein texte avec surlignage des résultats
Fonctionnalités de 360 Documents
Opérations
- Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
- Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
- Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
- Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
- Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
- Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
- Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
- Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
- Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
- Archivage de pages web
Usabilité
- Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
- Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
- Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
- Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
- Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
- Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
- Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
- Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
- Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
- Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
- Créer et maintenir des classes opérationnelles
Compliance
- Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
- Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
- Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
- Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
- Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
- Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
- Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
- Versement des dossiers de valeur durable à un archive
- Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés
Sécurité
- Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
- Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
- Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
- Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
- Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
- Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
- Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
- Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
- Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
- Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
- 3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares
Bibliographie
360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)
FMH / Académie Suisse des Sciences Médicales - ASSM (2020) Bases juridiques pour le quotidien du médecin (ici)
FMH (2023) Exigences minimales pour la sécurité informatique des cabinets médicaux (ici)
FMH (2023) Guide pour la conservation et l'archivage (ici)
FMH (2023) Code de déontologie de la FMH (ici)
FMCH (2019) Directives pour les informations aux patients (ici)
Loi fédérale sur la protection des données - LPD (2023) (ici)
Office fédéral de la santé publique OFSP (2025) Droit pour le patient de consulter son dossier (ici)
Ordonnance suisse sur le dossier électronique du patient (2023) (ici)
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) (2024) Dossier médical – consultation, conservation et effacement des données (ici)
SRF News (2023) Digitales Gesundheitswesen - Das elektronische Patientendossier: Was Sie wissen müssen (ici)