Durée légale de conservation des clarifications et des justificatifs des transactions selon la loi sur le blanchiment d’argent (LBA) en Suisse

Dernière mise à jour: 17 mai 2025

«Si le serveur utilisé n’est pas situé en Suisse, l’intermédiaire financier doit disposer en Suisse d’une copie physique ou électronique actuelle des documents pertinents»

(art. 74 al. 4 OBA-FINMA)»

Définition et typologie

Pour les intermédiaires financiers suisses, l'art. 74 al. 1 OBA-FINMA (ici) prévoit l'obligation d'archiver les pièces justificatives suivantes:

Une copie des documents ayant servi à la vérification de l’identité du cocontractant
La déclaration écrite du cocontractant concernant l’identité du détenteur du contrôle ou de l’ayant droit économique des valeurs patrimoniales
Une note écrite relative aux résultats de l’application des critères signalant la présence de risques accrus
Une note écrite ou les documents relatifs aux résultats des clarifications complémentaires en cas de relations d’affaires ou de transactions comportant des risques accrus
Les documents relatifs aux transactions effectuées
Une copie des communications au Bureau de communication en matière de blanchiment d'argent (MROS)
Une liste des relations d’affaires soumises à la Loi sur le blanchiment d’argent (LBA)

Si les entreprises suisses ordinaires ont le droit de conserver leurs pièces comptables (à l'exception du registre des actions et de ses équivalents) dans des data centers à l'étranger, les intermédiaires financiers suisses réglementés par la FINMA doivent conserver les documents et les notes susmentionnés «en Suisse, en un lieu sûr et accessible en tout temps» (art. 74 al. 3 OBA-FINMA).

Il convient de noter que «si le serveur utilisé n’est pas situé en Suisse, l’intermédiaire financier doit disposer en Suisse d’une copie physique ou électronique actuelle des documents pertinents» (ibid., al. 4).

Démarrage rapide

Acquisition des données: Upload, Outlook, scanner

Technologie OCR: reconnaissance caractères

Indexation le long de votre structure de dossiers

Recherche plein texte avec surlignage des résultats

Fonctionnalités de 360 Documents

Opérations

Saisie de documents et de métadonnées: Télécharger, drag & drop de Outlook, scanner ou appel API
Compatible avec plus de 100 types de fichiers: Travailler avec tous les formats de fichiers courants
Partage de documents: Donner accès à l'interne et à l'externe, saisir un mot de passe et une expiration du lien
Capture des annexes aux e-mails: Importer sous forme de documents liés ou d'un seul justificatif composé
Importer des documents de systèmes externes: Un par un ou par lots
Date d'origine: Lors de la migration, définir un déclencheur pour la durée de conservation antérieur à la date de création du document au sein de 360 Documents
Intégrer des documents dans des processus: Annotations, création d'entrées «à faire», validation de métadonnées, signature électronique de contrats selon la SCSE suisse ou l'eIDAS européenne
Duplication de documents: Pour une utilisation des documents dans différents contextes opérationnels (par ex. dans la comptabilité et le service RH)
Gestion du cycle de vie documentaire: Production de rapports sur la saisie, l'utilisation et la destruction des documents
Archivage de pages web

Usabilité

Documentation utile in-app en 4 langues y compris les fondements et la terminologie d'une bonne gestion des documents
Recherche plein texte: Filtres intelligents, recherche par mots-clés ou synonymes en FR, EN, DE, IT
Reconnaissance de texte (OCR) et extraction de données stratégiques: Technologie avancée de vision par ordinateur avec des scores de confiance élevés
Extraction de données à grande échelle: Détection et capture de métadonnées préexistantes
Détection automatique du type de document: Plus de 30 types (factures, passeports, formulaires)
Business Intelligence: Traduire, résumer et interroger des PDFs avec les LLMs courants
Service de métadonnées contextuelles: Définir et saisir des métadonnées propriétaires
Service de templates pour métadonnées: Capturer des métadonnées selon des propres référentiels de métadonnées
Valider des métadonnées contextuelles selon des schémas: Booléens, énumérations, nombres, phrases, URLs, etc.
Service de classement fonctionnel: Associer documents et dossiers à leur contexte opérationnel (comptabilité, RH, ventes, etc.)
Créer et maintenir des classes opérationnelles

Compliance

Conformité aux normes globales: ISO 15489-1:2016, ISO 16175-1:2020, DoD 5015.2-STD, MoReq2010
Conformité aux normes suisses: CO, Olico, LPD, eCH-0026, eCH-0038, eCH-0160, eCH-0164 (plans de conservation suisses préconfigurés)
Service de conservation: Définir des plans de conservation pour documents et dossiers, remplacement de plans pour répondre à des exigences légales ou opérationnelles nouvelles
Conservation de métadonnées résiduelles après la destruction: Choix libre selon les normes juridictionnelles en vigueur
Conformité LPD: Observer l'art. 25 et seq. de la loi sur la protection des données («Droits de la personne concernée»), notamment être en mesure de fournir des informations sur «la durée de conservation des données personnelles»
Service de blocage juridique: Interruption de la durée de conservation d'un document en cas de litiges ou investigations
Dernier contrôle avant la destruction: Marquage automatique des pièces à détruire
Versement des dossiers de valeur durable à un archive
Déclencheurs de conservation: Date de création, date d'origine, date de l'ajout du dernier document au dossier, déclencheurs personnalisés

Sécurité

Service utilisateurs: Règles d'accès au niveau du document, du dossier, du contexte opérationnel ainsi que du type de document, afin de garantir que seuls les acteurs autorisés puissent accéder aux documents
Traçabilité des utilisateurs historiques: Suivi complet des actions de tous les anciens utilisateurs de 360 Documents
Service de rôles: Attribution de rôles aux utilisateurs, à choisir parmi plus de 200 définitions d'actions (DFA)
Log de sécurité: Enregistrement de toutes les interactions avec 360 Documents
Object lock: Protection des documents au niveau du réseau contre toute modification
Génération de checksums pour vérifier l'intégrité des dossiers et détecter les doublons
Authentification des utilisateurs par 2FA avant de leur accorder l'accès
Contrôle antivirus lors du téléchargement de fichiers
Collecte de métadonnées suite à l'utilisation de signatures numériques
Centres suisses de données en conformité avec ISO 27001 et les exigences de la FINMA
3-2-1 Backup: Copies de sécurité sur bandes magnétiques en Suisse pour éviter les ransomwares

Bibliographie

360core Add-in d'archivage sur Microsoft AppSource (ici)

FINMA (2023) Ordonnance de la FINMA sur le blanchiment d’argent (ici)

FINRA (2017) Regulatory Notice 17-18. Social Media and Digital Communications. Guidance on Social Networking Websites and Business Communications (ici)

Ombudsman des banques suisses (Numéro de cas 2017/26) Délais de conservation et de remise des documents bancaires (ici)

William Saffady (2020) Managing Information Risks: Threats, Vulnerabilities, and Responses (ici)

William Saffady (2023) Information Compliance: Fundamental Concepts and Best Practices (ici)

Introduire 360 Documents dans notre établissement financier